Praxisberichte Optimierung der Bestell-, Liefer- und Rechnungsprozesse mit Web-EDI

Das Unternehmen

Die DEINZER GmbH wurde im Jahr 1966 als Deinzer & Co. in Langenfeld als Metallverarbeitung gegründet. Nach der Übernahme des Betriebs durch Heinrich Becher wurde das Produktionsprogramm auf die Herstellung kundenindividueller Displays für den Point of Sale ausgerichtet. Nach dem Generationswechsel im Jahr 2000 agiert die DEINZER GmbH als mittelständischer Anbieter von POS Lösungen für die europäische Markenartikelindustrie und den Handel von den Standorten Langenfeld und Vila Nova de Famalicao in Portugal. Es werden nunmehr die Werkstoffe Metall, Holz und Kunststoff verarbeitet.

Die Projektpartner

Die REWE Group ist einer der führenden deutschen sowie europäischen Handels- und Touristikkonzerne. Seit ihrer Gründung im Jahr 1927 hat sich die REWE Group vom genossenschaftlichen Einkaufsverbund zu einem multinationalen Unternehmen entwickelt. Dabei wurde die REWE Group bis heute immer wieder neu gedacht. So reagierte der Vorstand auf die Herausforderungen eines zunehmend internationalen Handels mit der größten Umstrukturierung in der Geschichte des Konzerns. Eine einheitliche Strategie wurde entwickelt und das neue Dachmarken-Logo "REWE Group" eingeführt, das die über 80-jährige Tradition der REWE mit den modernen Anforderungen an einen internationalen Konzern verbindet.

Das Projekt

Die Deinzer GmbH vergibt selbständig GTIN’s für die von ihr in Umlauf gebrachten Produkte. Damit ist eine eindeutige Identifikation der Produkte gegeben und die Teilnahme am WebEDI der REWE möglich. Aufträge werden von Seiten der REWE durch WebEDI übermittelt; Deinzer avisiert Lieferungen, erstellt NVE’s und überträgt Invoices durch WebEDI.

Der Nutzen

Durch die Standardisierung mittels WebEDI ist es möglich, in der gesamten Kundenbeziehung auf einen gemeinsamen Stammdatenpool zurück zu greifen. Aufträge von verschiedensten Stellen erreichen prozesssicher den Lieferanten. Die Avisierung der Ware und die Berechnung erfolgt exakt. Hiermit sind Fehllieferung und falsch adressierte Rechnungen ausgeschlossen.

Die richtige Adressierung der Rechnung und die automatische Prüfung der Rechnung führt unmittelbar zu einem Zinseffekt gegenüber des früheren Status Quo. Die Bearbeitungszeit des gesamten Auftrags sinkt. Die erarbeitete, softwareunterstütze Lösung wird sich auf andere Kunden übertragen lassen.

Ermittelte Nutzenpotentiale:
- Reduzierung der Auftragsbearbeitungszeiten.
- Verringerung der Fehleranfälligkeit.
- Nutzung von Tracking und Tracing.
- Verbesserung der Lagerverwaltung beim KMU.
- Vereinfachung der Rechnungsabwicklung.

Der Zeitrahmen

01.10.2009 bis 30.09.2010

Ausgangslage

Die REWE bezieht von der Firma DEINZER permanent Verkaufsdisplays als Teil der Ladeneinrichtung oder auch zur Unterstützung von Promotionen und Aktionen. Die Displays werden sowohl an die verschiedenen zentralen Lagerstandorte der REWE geliefert, als auch direkt in die einzelnen REWE Filialen. Die DEINZER GmbH und die REWE wickeln Ihre Geschäftsbeziehung heute mit Hilfe von Papierdokumenten ab. Bestellungen erfolgen per Fax oder schriftlich. Den Lieferungen liegt jeweils ein Papier-Lieferschein bei. Die Rechnungsstellung erfolgt heute ebenfalls nicht papierlos.

Zielsetzung

entsprechende Software besitzen. Der Lieferant benötigt lediglich einen Computer mit Internetzugang und -browser. Es sind keine weiteren Investitionen nötig.

Voraussetzung ist die Einführung eindeutiger Kennzeichnungsstandards, wie die GLN und die GTIN.

Mit der Anbindung der Firma Deinzer an das WEB-EDI-Portal soll erreicht werden, dass

• die bisher sehr unterschiedlichen und parallel ablaufenden Prozesse der Bestellung künftig ausschließlich über das elektronische Lagerverwaltungs-System (ELVS) getätigt werden. Von dort aus werden die Bestellungen automatisch in das WEB-EDI-Portal eingestellt und sind somit für die Firma Deinzer abrufbar.
• dür alle über das WEB-EDI-Portal eingegangenen Bestellungen die entsprechenden Lieferavisierungen der Firma Deinzer ausschließlich über das Portal erfolgen sollen. Diese können vom ELVS als DESADV verarbeitet werden.
• die zugehörigen (Sammel-) Rechnungen zu.

Kurzfristig:

Abwicklung der Bestel- und Lieferprozesse sowie der Lieferavisierung über das REWE-Web-EDI-Portal für die Zentrale Beschaffung von REWE, Penny, Toom und ProMarkt sowie die angeschlossenen Zentralläger.

Langfristige Ziele:

Ausdehnung der Prozesse auf die Regionen und die einzelnen Marktstandorte.

Durch WebEDI ist es möglich, in der gesamten Kundenbeziehung auf einen gemeinsamen Stammdatenpool zurückzugreifen. Aufträge von verschiedenen Stellen erreichen prozesssicher den Lieferanten. Die Avisierung der Ware und die Berechnung erfolgt exakt. Hiermit sind Fehllieferungen und falsch adressierte Rechnungen ausgeschlossen. Die richtige Adressierung und die automatische Prüfung der Rechnung führen unmittelbar zu einem Zinseffekt gegenüber dem früheren Status Quo. Die Bearbeitungszeit des gesamten Auftrags sinkt. Die standardisierte, softwereunterstützte Lösung wird sich problemlos auch auf andere Kunden übertragen lassen.

Broschüe Deinzer GmbH: "Fit für den elektronischen Datenaustausch: WebEDI – die Lösung für den Mittelstand" (pdf)