eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Entwicklung eines zentralen Produktdatenverwaltungssystems mit eCl@ss

Portrait Dannewitz Baum
DANNEWITZ GmbH & Co

Gelnhausen, Hessen
Handel für Kabel, Kabelkomponenten und Medizintechnik
40 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 6,74 Mio.

www.dannewitz.de

Portrait Dannewitz Baum
Martin Baum, Projektleiter:

"Um im zukünftigen Zeitalter 'mitreden' zu können müssen wir als Unternehmen bereits heute die notwendige Sprache der Datenstrukturierung lernen und pflegen."

Das Unternehmen

Die Firma DANNEWITZ GmbH & Co startete im Jahre 1989 als Werksvertretung der Firmen Raychem und Bentley Harris. Im Zuge der umfassenden Kundenwünsche baute das Unternehmen seine Produkt- und Dienstleistungsangbote kontinuierlich aus. Neben umfangreichem Know-How im Bereich der Schrumpf-, Verkabelungs-, Verbindungs- und Medizintechnik stehen dem Kunden umfangreiche Serviceleistungen zur Verfügung.

Die Ziele

Als zentrales Element der zukünftigen Aktivitäten der Firma DANNEWITZ GmbH & Co im Bereich eBusiness wird eine zentrale, medienneutrale Produktdatenbank erforderlich (PIM). Technische Informationen, beschreibende Texte in mehreren Sprachen, Zusammenhänge zu anderen Produkten und Referenzen zu weiteren Objekten (z.B. Produktfotos oder Dokumente) sollen in diesem System verwaltet werden.

Das Projekt

DANNEWITZ plant seine Produktdaten zukünftig direkt mit Kunden auf elektronischem Weg (EDI) auszutauschen. Um dies zu gewährleisten sollten alle Produkte nach einem entsprechenden Standard klassifiziert werden. Hierfür wurde der Klassifikationsstandard eCl@ss in der Version 6.2 ausgewählt. Zugehörige Objekte (Bilder, technische Zeichnungen, Herstellerdokumente, usw.) werden in einem Dokumenten-Management-System (DMS) verwaltet und mittels des Objekt-Indexes an die Produkte im PIM angebunden. Zudem kann man aber auch im DMS über die Meta-Daten der Objekte nach Produkten oder Dokumenten suchen (z.B: nach Normen, Zulassungen). Für die Übersetzung der beschreibenden Texte und der Eigenschaften wird ein externes Translation Memory System (TMS) an das PIM angebunden.

Der Nutzen

Die Geschäftsbeziehungen von DANNEWITZ werden zukünftig immer stärker auf Portalen und direkt in den Systemen von großen Kunden gepflegt werden, dazu gehört auch die Präsentation und der Verkauf der Produkte. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden muss DANNEWITZ vor allem die Produktdaten strukturiert in Datenbanken speichern, pflegen und vorhalten. Standardisierte Strukturen und genormte Protokolle erlauben dann den Austausch zwischen den Unternehmen, bei geringer Anpassung der Schnittstellen. In Zukunft kann die DANNEWITZ GmbH und Co ihre Angebote dann nicht nur per Fax oder als E-Mail verschicken, sondern den Kunden auch direkt im eigenen Kundenprotal darstellen oder direkt an deren ERP-Systeme übermitteln. Dieser Fortschritt wird Zeit sparen und Fehler vermeiden.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.06.2010 und hat eine geplante Laufzeit von 12 Monaten.

Die Ausgangslage

Zurzeit werden alle Publikationen im Unternehmen Dannewitz manuell erstellt (Adobe InDesign CS3), die Freigaben erfolgen über ein Freigabedokument, die Ablage und Archivierung erfolgt in Papierform. Strukturierte Daten werden ausschließlich im ERP-System vorgehalten, diese Daten beschränken sich aber auf Informationen, die für die Warenwirtschaft notwendig sind. Technische und Marketing Informationen stehen oft nur in Form von Papierdokumenten zur Verfügung. Die Ausgabe von Produktinformationen und Katalogen in strukturierter, elektronischer Form (z.B. BMEcat) ist zur Zeit nicht möglich.

Die Zielsetzung

Die Quellinformationen (Datenblätter, Spezifikationen, etc. ) werden in einem neuen zentralen DMS (ALFRESCO) gespeichert. Die Produktinformationen werden im neuen PIM gespeichert und über eine eindeutige ID mit der Quellinformationen im DMS verknüpft. Zusätzliche Medien, wie Bilder, Filme, Zeichnungen, etc. die für die Publikation notwendig sind werden ebenfalls im DMS gespeichert und mit eine ID verknüpft. Nach Freigabe der technischen Informationen durch den Leiter Materialwirtschaft werden die Texte an ein zentrales neues Übersetzungssystem übermittelt. Die Übersetzung erfolgt dort und wird an den PIM zurückgegeben. Wenn die Informationen für die ERP-Systeme vollständig sind, werden die Daten an dies über eine Schnittstelle weitergegeben. Auch Informationsänderungen werden über das PIM-System initiiert. Neben allen technischen Informationen werden die einzelnen Produkte/Artikel im PIM-System auch nach eCl@ss 6.2 klassifiziert. Dazu wird ein entsprechendes Merkmal vorgesehen. In einer Mappingtabelle werden eventuell vorhandene eCl@ss Merkmale mit Merkmalen aus dem PIM von DANNEWITZ verbunden.

Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
2 Initialphase:
Produktklassifizierung, Datenerfassung und -bereinigung, elektronische Aufbreitung
Klassifizierung nach eCl@ss 7.0 läuft
Lieferanten-Produktinformationen ins DMS-System eingespielt, 95% der Artikel wurden strukturiert und klassifiziert, Lastenheft wurde an Dienstleister ausgegeben mehr Info
30.06.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Feb 2011
Start: Sep 2010
Zeitverzögerung Ende: Jun 2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
3 Implementierungsphase:
Software-Installatuon, Anpassung der technischen Systeme, Schnittstellenprogrammierung
Produktdatenblätter können automatisch generiert werden
Vorhadene Daten können exportiert werden, Strukturen im PIM-System angepasst mehr Info
31.08.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Dez 2010
Start: Jul 2011
Zeitverzögerung Ende: Sep 2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
1 Planungsphase:
Ist-Analyse und Pflichtenhefterstellung
Erstellung des Pflichtenheftes sowie des Zeit- und Kostenplans
Workshop zur Dienstleisterauswahl hat stattgefunden, Ist-Analyse wurde durchgeführt, Pflichtenheft wird zurzeit erstellt. mehr Info
31.08.2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jun 2010
Start: Jun 2010
Zeitverzögerung Ende: Aug 2010
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
4 Produktivphase:
Schulungen und Nachbesserungen
Schulungen erfolgreich durchgeführt
Schulungen erfolgten in kleinen Gruppen realitätsnah am System mehr Info
30.09.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2011
Start: Sep 2011
Zeitverzögerung Ende: Sep 2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Am Ende des Projektes "DMS und PIM-System" wurden erfolgreich Alfresco zur Ablage von Lieferanten-Produkt-Dokumenten bzw. Bildern und CaTS zur Verwaltung von Artikel-Stammdaten in Betrieb genommen. Etwa 18.000 Artikel konnten aus der vorhandenen Warenwirtschaft in das PIM System eingespielt werden. Die neue eigene Produktklassifikation erlaubt einen klaren Überblick über alle Artikel und deren Gruppierung zu Produkten. Mittels XML und XSL-Standards können Produktdatenblätter auf Knopfdruck durch den Produktmanager erzeugt und als PDF-Dokument gespeichert werden. Parallel wurde ein großer Teil der Produkte nach eCl@ss klassifiziert und steht so für die Lieferung in eKatalog Formaten bereit. Damit ist DANNEWITZ für die Forderungen der Kunden in der Zukunft gerüstet. Informationen die bisher auf verschiedenen Dateien, Tabellen und Programmen verteilt waren, können nun an zentraler Stelle gesammelt und gepflegt werden. Eine History-Funktion erlaubt jederzeit den Blick in die Vergangenheit, welcher Wert sich in welchem Rahmen verändert hat. Auf die bisherigen Prozesse abgestimmte elektronische Workflows erlauben die Prüfung und elektronische Freigabe von Daten.

Die Erfahrungen

Am Anfang stand das ehrgeizige Ziel ein eBusiness System zu etablieren, dass alle Geschäftsbereiche, alle Produkte und alle Prozesse abdeckt und unterstützt. Die Suche nach der optimalen Lösung ergab eine unerwartet lange und ausführliche Arbeit an dem Lastenheft und machte aber deutlich, dass ein Projekt dieser Größe bei den vorhandenen zeitlichen und finanziellen Ressourcen und auch bei den geringen Erfahrungen im eBusiness Bereich nicht machbar ist. So wurde erst im Laufe des Projektes der Anforderungskatalog auf ein kleines Projektziel geschrumpft. Unter anderem musste die Anbindung und Synchronisierung aller Systeme die mit Artikel-Stammdaten arbeiten vorerst verschoben werden. Auch wurde die fehlende eigene Produkt-Klassifikation unterschätzt, da außer dem PIM System selbst vorerst keine anderen Systeme oder Prozesse eine Klassifikation auf Datenbankebene nötig gemacht hat. Die Digitalisierung der vorhandenen Lieferanten-Produkt-Dokumente erwies sich als wirtschaftlich und hilfreich, auch wenn durch das stark unterschiedliche Format und Aufmachung immer wieder Rückfragen geklärt werden mussten. Die Zusammenarbeit mit "kleinen" Dienstleistungsunternehmen von 5 – 15 Mitarbeitern erlaubte eine sehr persönliche und gute Zusammenarbeit direkt mit den Geschäftsführern. Entscheidungswege waren daher kurz, die Beratung kompetent und zielführend. Eine der größten Herausforderungen war es in einem engen Zeitplan eigene Mitarbeiter und die Dienstleister an einen Tisch zu bekommen. So verzögerten sich einzelne Meilensteine immer wieder durch vorrangige Geschäftsvorgänge, Messen oder auch Krankheit bzw. Urlaub auf beiden Seiten. Besonders hilfreich war die kompetente und geduldige Beratung im Bereich eBusiness bzw. PIM-System durch die Gieseking und Grunzig GmbH. Am Anfang in der Funktion als unabhängiger Berater konnte Herr Grunzig später doch selbst das PIM System liefern und bei uns umsetzen. Die Funktionsvielfalt und Konfigurationsmöglichkeiten erlauben uns selbst die Anpassung an die Bedürfnisse einzelner Abteilungen oder Mitarbeiter vorzunehmen. So können wir schnell auf geänderte Strukturen oder bei neuen Ideen ohne Zusatzkosten reagieren.

Die Zukunft

Die Vorarbeit ist getan, jetzt kann die Zukunft starten. Nachdem nun die grundsätzlich notwendigen System wie DMS, MAM oder PIM etabliert wurden gilt es sie weiter mit Leben zu füllen und aktuell zu halten. Dazu kommen weitere Schritte:

Webseite:
Möglichst schnell sollen diese Daten den Kunden des Unternehmens über eine neue Webseite bzw. einen Webshop verfügbar gemacht werden. Alle Daten, Texte und Bilder sollen dann aus dem System im Haus geliefert werden.

Datenblätter und Kataloge:
Für alle Standardprodukte sollen bald Layouts zur Verfügung stehen um entsprechende Datenblätter bzw. Kataloge zu erstellen. Die Anforderungen der Geschäftsbereiche sind dabei sehr unterschiedlich.

Synchronisierung:
Um den Aufwand der Datenpflege zu minimieren sollen alle System auf die gleichen Artikel-Stammdaten zurückgreifen. Die Anbindung der Warenwirtschaft und Logistiksoftware an das Stamm-Datenmanagement, das im Moment für Marketingzwecke installiert wurde bietet ein großen Schritt der Prozessoptimierung, erfordert aber auf der anderen Seite auch ein großes Maß an Sorgfalt, Vorbereitung und Testphase.

Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: