4 Produktivphase Erstellung von elektronischen Katalogen, Schulungen, Tests und Umstellung auf Echtbetrieb
Durchführung geplant für Juni 2007
Start 01.12.2006
Ende 30.11.2007
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erfolgreicher Verlauf |
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Erste Schulung
Nach Installation der Produktdatenbank wurde eine dreitägige Schulung vom IT-Dienstleister durchgeführt.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Bereits während der Initialphase des Projekts zeichnete sich ab, dass der Plan, EINEN elektronischen Katalog FÜR ALLE Kunden zu erstellen, nicht realisierbar sein würde - unabhängig davon, ob ein einheitliches Austausch-Format (BMEcat) verwendet wird.
Die Gründe dafür liegen zum einen in den Unterschieden der eingesetzten Software wie auch im Aufbau der Transaktionsplattformen.
Jeder Kunde wünscht einen unterschiedlichen Aufbau bzw. Umfang des elektronischen Katalogs und vor allen Dingen eine Zuordnung zu den individuellen Artikelnummern in seinem jeweiligen System.
Es wird also erforderlich, zu jeder Ausgabe eines elektronischen Katalogs einen Stammdatenabgleich durchzuführen. Es versteht sich von selbst, dass kein Kunde dazu bereit ist, dies selbst durchzuführen.
Auf Basis von Excel-Tabellen, die Dahlhausen direkt vom Kunden bzw. Plattformbetreiber kundenspezifisch erhält, wird ein Stammdaten-abgleich durchgeführt.
Die Tabellen erhalten auf der einen Seite eine (kundeninterne) Artikelbezeichnung, eine (häufig) unvollständige oder falsche Dahlhausen-Artikelnummer sowie Angaben zur Verpackungsstufe.
Aufgrund dieser dürftigen Informationen muss nun auf der anderen Seite ein Dahlhausen-Artikel mit (richtiger) Bezeichnung, EAN und weiteren Angaben zugeordnet werden.
Die Tabelle wird anschließend mit dem Kunden-System abgeglichen. Darauf erfolgt die kundenspezifische Ausgabe des elektronischen Katalogs im BMEcat-Format.
Elektronische Kataloge wurden erstellt und konnten auf Basis eines Stammdatenabgleichs durch den Kunden verarbeitet werden.
Der Aufwand war jedoch viel zu niedrig angesetzt.
In einer dreitägigen Schulung wurden zunächst die organisatorischen Rahmenbedingungen für die Datenerfassung erarbeitet (Nomenklatur). Darüber hinaus wurde ein Überblick über die Funktionen von MeDaPro (Produkt-Datenbank) vermittelt. Am zweiten Tag wurden die Mitarbeiter/innen in der Bedienung der Software geschult. Die Schulung erfolgte unter Zugrundelegung von praktischen Beispielen aus der täglichen Arbeit. Abschließend wurde aus ca. 50 Artikeln ein Mini-Katalog ausgegeben. Am dritten Tag wurden die Kenntnisse vertieft sowie Probleme und erste Erfahrungen bewertet bzw. diskutiert.
Für eine neue Mitarbeiterin, die sich zukünftig in erster Linie mit der Weiterentwicklung von eCl@ss beschäftigen wird, wurde die Schulung erneut durchgeführt.
Seitens des EDI-Partners GSG wurde eine EDI-ORDER übertragen, an die GS1 weitergeleitet und maschinell überprüft. Aufgrund des erstellten Fehlerprotokolls wurde die Nachrichten-Definition bei der GSG korrigiert.
Dieser Test wurde mehrmals wiederholt, bis die Nachricht gemäß dem festgelegten Aufbau korrekt empfangen wurde. Unter anderem wurde der Zeichensatz, die EAN-Syntax, die Angabe von Lieferdatum sowie die Nummerierung von Auftragspositionen korrigiert.
Der Schnittstellen- und Funktionstest wäre in dieser Form wegen fehlender Detail-Kenntnisse nicht ohne den Partner GS1 möglich gewesen.
Insbesondere die maschinelle Überprüfung der EDI-Nachrichten hat zu einem schnellen und reibungslosen Ablauf beigetragen.
Mit dem erfolgreichen Testbetrieb kann auf den Echtbetrieb (Wegfall der Bestellungen per Telefax oder Telefon) umgestellt werden.
Es erfolgt – entsprechend dem Fortschritt bei Stammdatenabgleich und Katalogerstellung – sukzessive der Anschluss weiterer Kunden sowie die Zusammenarbeit mit GHX auf Basis der erarbeiteten Lösung.
Aufgrund der relativ geringen Datenmenge aus der Testphase ist mit verschiedenen Nachbesserungen seitens der Dienstleister und Partner zu rechnen.
Allerdings werden diese – durchaus zu erwartenden – Probleme erst mit fortschreitendem Betrieb sichtbar werden. Deshalb ist aktuell eine genaue Prüfung der abgewickelten Aufträge unerlässlich.
