1 Planungsphase Ist- und Soll-Analyse, Auswahl IT-Dienstleister, Pflichtenhefterstellung
Durchführung geplant für Oktober 2006
Start 01.09.2006
Ende 31.12.2006
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Organisatorische Hindernisse erschweren Pflichtenhefterstellung
Die Pflichtenhefterstellung verzögerte sich durch krankheitsbedingte Ausfälle und organisatorische Hindernisse zum Aufbau eines Projektteams. Zusätzlich erschwerte die Terminfindung sämtlicher Projektbeteiligten (auch Partner, Dienstleister) den planmäßigen Ablauf.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Im Gespräch mit der GS1 am 16.10.2006 wurden Dahlhausen Möglichkeiten für die Ermittlung der Wirtschaftlichkeit aufgezeigt sowie Rahmenbedingungen für die Erstellung der Ist-Analyse erstellt. Diese Ergebnisse haben unmittelbar Einfluss auf das Pflichtenheft und müssen bei der Erstellung berücksichtigt werden.
Die Bezugsgrößen zur Durchführung der Vorher/Nachher-Analyse wurden ermittelt. Dafür wurde die Dauer für die Neuanlage und Änderung von Artikeln, sowie für die Abwicklung von Bestellungen und Rechnungen erfasst und in monetäre Größen umgewandelt. Anhand der Jahresaufwände können Ersparnisse berechnet werden.
Die Auswahl der IT-Dienstleister ist erfolgt und die Aufträge wurden erteilt.
Die Soll-Prozessbeschreibung, Festlegung der Arbeitsschritte sowie die Pflichtenhefterstellung gestalten sich schwierig, da zu wenig Zeit angesetzt wurde. Bedingt durch andere Projekte und krankheitsbedingten Arbeitsrückstand kommt die Arbeit im September 2006 nur schleppend voran.
Bei einem Treffen aller Beteiligten am 09.10.2006 wurden wichtige Informationen ausgetauscht. Eine grundsätzliche Abstimmung über den Katalog- und Nachrichtenaustausch wurde erreicht. Detailinformationen werden von den EDI-Partnern nachgereicht und allen Beteiligten zur Verfügung gestellt.
Darauf aufbauend folgt im November 2006 ein weiteres Gespräch.
Detail-Informationen für das Pflichtenheft fehlen (wie z.B. Datensatzaufbau); diese müssen noch gemeinsam mit den IT-Dienstleistern erarbeitet werden.
Der Partner medicforma wurde vom Konkurrenten GHX gekauft. Deshalb müssen zunächst neue Verträge mit GHX ausgehandelt und die Anbindung neu geplant werden. Das Pflichtenheft wurde im Dezember abgeschlossen.
Nachdem die Nachrichtentypen, die damit verbundenen Datenfelder und -typen sowie die Abläufe mit den EDI-Partnern geklärt wurden, kann nun die Anpassung des vorhandenen ERP-Systems in Angriff genommen werden.
Erkenntnisse in 2007: Durch das Voranschreiten von Datenaufbereitung und Anpassungs-Programmierung fallen diverse Fehleinschätzungen aus der Planungsphase auf.
Verschiedene Daten- und Programmstrukturen – insbesondere im Bereich EAN / Abgabeeinheiten – müssen nochmals durchdacht und geändert werden.
Letzte Abstimmungen und Korrekturen im Datenmodell werden erforderlich.
Freistellung der eBusiness-Beauftragten von ihren bisherigen Aufgaben wurde erreicht (Nachfolger/in werden eingestellt). Auch die Räumlichkeiten für das Projektteam wurden bereitgestellt. Das Personal (2 Personen) und die Räumlichkeiten mussten in zähem Ringen organisiert werden, da nicht alle Mitarbeiter des Unternehmens hinter dem Projekt stehen.
Falls weitere Arbeitskräfte benötigt werden, werden diese über Zeitarbeitsfirmen zur Verfügung gestellt.
