Praxisberichte

Zentrales Produktdatenverwaltungssystem mit eCl@ss zum Single-Source-Publishing

	Bürkle GmbH Bad Bellingen, Baden-Württemberg Medizintechnik 33 Mitarbeiter Jahresumsatz: EUR 7,0 Mio. www.buerkle.de		Birgit Joos, Marketingleiterin: "Wir wollen unsere Produkte weltweit platzieren, deshalb ist es wichtig dass wir unseren Kunden und Partnern schnell und flexibel hochwertige und standardisierte Produktdaten in der jeweiligen Landessprache zur Verfügung stellen können. "

Das PROZEUS-Projekt fand für die Bürkle GmbH in zwei Phasen statt.
Grundlage war der Aufbau eines zentralen Produktdatenverwaltungssystems zum Single-Source-Publishing mit eCl@ass und BMEcat. Die Daten sollten primär in zwei unterschiedliche Medien ausgegeben werden, in den Onlineshop/Website (Phase 1) und in das DTP-Programm für den Printkatalog/Broschüren (Phase 2).
Der Launch der neuen Website und somit Abschluss Phase 1 fand bereits im Oktober letzten Jahres statt. Mit dem Ergebnis ist Bürkle sehr zufrieden, sowohl die Zugriffszahlen, als auch die Umsätze im Onlineshop bestätigen, dass die bessere Datenqualität und Strukturierung der Informationen unter anderem auch zur besseren Navigation und Verständlichkeit der Produkte im Shop führen. Durch die direkte Übertragung der Bestellungen aus dem Shop in das ERP-System sind diese Aufträge nun einfach und schnell bearbeitbar. Auch Neuprodukte können nun schnell und unkompliziert Online angeboten werden, und die Daten sind somit bereits für den kommenden Katalog hinterlegt.
Phase 2 wurde mit der ersten Erstellung des Produktkataloges im Juni 2010 abgeschlossen. Auch erste Produktbroschüren wurden bereits aus der Datenbank erstellt.

Der wohl größte Stolperstein während des Projektverlaufes war die Qualität der Produktdaten. Eine Einschätzung darüber war vorab nur schwer Möglich und desto mehr sich das Unternhemen mit dem Thema beschäftigte, desto größere Mängel traten zu Tage. Das eigentliche Problem war, dass die Strukturierung der Daten zu Beginn stattfinden musste und davon einige grundlegende System-Definitionen abhingen. Bürkle war leider gezwungen von einer Definition auszugehen, die zu diesem Zeitpunkt noch nicht mit Daten überprüft und somit bestätigt werden konnten. Die Folge waren einige Nachbesserungen am bereits umgesetzten System.
Ein weiteres Problem war, dass die drei Dienstleister (ERP-Anbindung, Onlineshop, Datenbank) voneinander abhingen. Die Schnittstelle zwischen Datenbank und Shop konnte nur mit bestehender Produktdatendefinition erstellt werden, die Schnittstelle ERP und Shop konnte nur mit bestehendem Shop umgesetzt und getestet werden. Durch die erste Verzögerung bei den Produktdaten wurden leider alle andern Bereiche beeinflusst. Die letzte Konsequenz daraus waren dann Engpässe bei den Dienstleistern, da sich der Projektplan verschoben hatte und diese nun ihre Ressourcen bereits in anderen Projekten verplant hatten.

Dem Projekt an sich wurde bereits von Beginn an hohe Priorität eingeräumt, was auch der Grund für die insgesamt nur geringen Verzögerungen war. Dass es jedoch in solch hohem Maße die Ressourcen binden wurde, war nicht abzusehen. Der Output der Marketingabteilung musste über ein Jahr auf das Nötigste reduziert werden.

Trotz allem kann das Unternehmen bereits erste positive Erfahrungen machen. Unter anderem - wie bereits erwähnt - im Onlineshop, bei der schnellen Erstellung vom Katalog und Broschüren mit konsistenten Daten, sowie bei ersten Übersetzungen z.B. Neuproduktinformationen oder einer Gebrauchsanleitung in 20 Sprachen.

Als nächstes wird Bürkle die kompletten Stammdaten zur Übersetzung geben um dann in den nächsten Monaten sowohl die Website als auch den Produktkatalog in diesen Sprachen zur Verfügung zu haben.

Der Katalog 2011 wird einigen Kunden auch als BMEcat bzw. mit der eCl@ass Klassifizierung zur Verfügung gestellt werden. Des Weiteren prüft Bürkle die Einbindung seiner Produkte in Onlineverkaufsportale mit der Datenlieferung per BMEcat.

Im nächsten Schritt ist geplant weitere Dokumente mit der Datenbank zu erstellen, zu übersetzten und zu verwalten, z.B. Gebrauchsanleitungen, Zertifikate etc. und diese dann intern und extern zur Verfügung zu stellen.