Arbeitspaket 3 Konzeption, Produkt- und Bilddatenpflege, Abnahme und Tests, Schulung

Durchführung geplant für November 2003
Start 01.07.2003
Ende 30.06.2004

Stand: 30.06.2004

	abgeschlossen
	Zeitverzögerung
	Stolpersteine

Schulungen erfolgreich, Stammdatenimport problematisch

Erste Schulungen zeigen keine Probleme bei den Anwendern. Der automatische Stammdatenimport konnte erst nach Bewältigung einiger Importschwierigkeiten abgeschlossen werden.

Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:

20.07.2004: Schulung ASIM - Ausspielungen zur Kataloggenerierung

In der Tagesveranstaltung wurde das Ausspielen und Überprüfen von verschiedenen Katalogseiten der Spann- und Schneidtechnik-Kataloge geschult. Dabei wurden noch notwendige kleinere Anpassungen festgestellt.

14.07.2004: Schulung Framemaker

In einer vom Dienstleister DHW durchgeführten Schulung zum Framemaker wurden folgende Inhalte behandelt:
Funktionelle Elemente (Oberfläche) des Framemakers sowie Erstellen von Dokumenten und Formatierungen. Aus zeitlichen Gründen konnten Tabellenfunktionen und spezielle Funktionalitäten des Systems nicht geschult werden.

01.07.2004: Keine separaten Bilddaten für Internet

Am System wurde anhand von einem Beispiel der Datenexport aus ASIM erläutert. Für die Generierung der Internetseiten müssen keine separaten Bilddaten erstellt werden. Die erforderlichen Daten werden direkt aus ASIM ausgespielt.

30.06.2004: Schulung Katalog Spanntechnik

Die Schulungspunkte im Einzelnen:
- Festlegung der Datenpflegestruktur (Vererbung, Blockierung Vererbung, etc.)
- Information zur Formatvorhaltung Bilder
- Anlegen von Sachmerkmalzusammenstellungen (SMZ). Bestehend aus:
- Vorderen Allgemeinen Sachmerkmalen
- Speziellen Sachmerkmalen
- Hinteren Allgemeinen Sachmerkmalen
- Informationen zum einfachen Anlegen der gesamt benötigten SMZ anhand von Basis-SMZ
- Anlagen von Produktzusammenstellungen (PZ)
- Anlage einer Katalogpflegestruktur
- Ausspielung in Frame Maker
- Update des ganzen Dokumentes oder des Teildokumentes

Als Ergebnis aus der Schulungsveranstaltung ergab sich, dass für die Katalogausspielung noch Anpassungen in der AML - Programmierung durchzuführen sind und dass bei der Anlage der Sachmerkmalszusammenstellung (SMZ) für die Ausspielung der Katalogseiten die Igelseitentexte den einzelnen Produktgruppen zugeordnet werden müssen.

Für die Katalogerstellung Spanntechnik ist die Datenpflege sowohl Texte und Bilder erledigt. Schneidtechnik wird jetzt begonnen.

27.04.2004: Stammdatenimport funktioniert reibungslos

Der zyklische Stammdatenimport funktioniert in allen Teilen. Der Dienstleister wird den Leistungsumfang und die Kosten für die Dateneinpflege beschreiben. Alternativ wird geprüft, ob und wie Bessey die Datenpflege selbst übernehmen kann.

01.04.2004: Stammdatenimport problematisch

Der Stammdatenimport ist noch nicht zyklisch installiert, evtl. liegt das Problem an der Bereitstellung der Daten aus Baan, mangels Zugang zum Server konnte die Funktion nicht von DHW geprüft werden.

31.03.2004: Neue Schulungen durchgeführt: Anwender ohne Berührungsängste

Die ersten Eindrücke von der Softwarenutzung ASIM / FrameMaker / Photoshop aus Anwendersicht sind gut. Nachdem Schulungen für die oben aufgeführten Programme durchgeführt wurden, mussten die Aufgabengebiete der einzelnen Arbeitsplätze zum Teil neu definiert bzw. erweitert werden. Es gab keine Schwierigkeiten oder Berührungsängste mit der Einführung der neuen Software, da die betroffenen Mitarbeiter schon seit längerem mit dem PC arbeiten.

31.01.2004: Schulung erfolgt

Die FrameMaker Schulung hat am 13.01.04 bei DHW stattgefunden, so dass jetzt die Textbausteine für die Einzelproduktdatenblätter aufbereitet bzw. in ASIM eingepflegt werden. Zur Printgenerierung erfolgt eine zweiter FrameMaker Schulung.

31.12.2003: Weitere Stammdatenpflege

Die Stammdatenpflege wird im Dezember 03 fortgeführt.

Zum Abschluss des Arbeitspaketes fehlt nur noch die Programmierung und Aufspielung der automatischen Stammdatenübernahme (terminiert auf Mitte Januar 2004) und die Schulung FrameMaker (terminiert auf den 13.01.2004).

30.11.2003: Stammdatenpflege

Die Stammdatenpflege wird im November weiterhin durchgeführt.

Erarbeitung des Import-Files und die Regeln für die automatische Stammdatenübernahme aus Baan. Definiert wurden drei Übernahmen:

Verkaufsartikel
Ersatzteil-Artikel
Zubehörartikel

Beim Einrichtung des automatischen Stammdatenimports sowohl für die Produktdaten als auch für die Daten der Ersatzteile und Zubehörartikel auf dem Echtsystem wurde festgestellt, dass keine genaue Filterung für Neuprodukte möglich ist. Aus diesem Grund wurde zusätzlich ein Ordner Neuanlage mit den Unterordnern Verkaufsartikel, Ersatzteile und Zubehörteile angelegt. Den Skript für die Stammdatenübernahme muss noch von DHW angepasst werden.

Ausgangspunkt war eine unstrukturierte Datenarchivierung, d.h. sowohl die Produktdaten als auch die Bilddaten wurden an unterschiedlichen Stellen (intern und extern) und Formaten (ERP-System, Excel, Word, jpg-Format etc.) aufbewahrt.

Um zukünftig eine einheitliche Struktur zu gewährleisten und gleichzeitig keinen Zeitverzug zu bekommen, wurden die Daten, bis die endgültige Produktdatenstruktur in ASIM feststand, vorab in einer Access ? Datenbank erfasst. Die Struktur der Access ? Datenbank wurde immer an den neuesten Erkenntnisstand aus dem Projektteam angepasst.

Nachdem die ASIM ? Produkt- und Bilddatenhierarchie verabschiedet und das Echtsystem installiert war, wurden die Accessdaten in einer sogenannten Urladung importiert:

Urladung der Hierarchie
Urladung der Produktdaten
Urladung der Bilddaten

Nach Einsatz des Echtsystems erfolgt die Datenpflege Danach wurde die Pflege

Nach Installation des Echtservers wird die

Pflege der Sachmerkmalen
Pflege der Produkt- und Bilddatendaten
spezielle Datenpflege für bestimmte Publikationsmedien

nur noch auf dem Echtsystem vorgenommen.
Außerdem können die Möglichkeiten (Nutzung von Vererbung) des Echtsystems jetzt besser genutzt werden.

Der 3. Workshop "Konfiguration" am 12.08.2003 wurden dazu genutzt, die Sachmerkmale der Produktdaten sowohl technischer Art als auch katalogspezifisch nochmals abzustimmen und freizugeben. Im Workshop ?Layoutdefinition Katalog? am 16.09.2003 werden die Produktdaten um die benötigten Kataloglayout - Sachmerkmale ergänzt.

Nach Durchsicht der Kataloge, Prospekte und Preislisten wurde als technisches Sachmerkmal ein zusätzliches Feld ("PolbohrungsDurchmesser") in die Produktdatenbank aufgenommen. Es wurde entschieden, dass die Definition der Muss- / Soll - Daten für die Sachmerkmale bei der Datenpflege in der neuen Software ASIM generiert wird.

DHW erstellte einen Vorschlag für das Redaktionshandbuch, in dem die Sachmerkmale für den Print beschrieben werden, z.B.:

KL_NN_Titel	= Titel Artikelklasse
KL_NN_Untertitel	= Untertitel Artikelklasse
KL_NN_Beschreibungstext	= Beschreibungstext Artikelklasse
KL_NN_Bild1	= Bild 1 für Artikelklasse
KL_NN_Bild2	= Bild 2 für Artikelklasse
PG_NN_Titel	= Titel Artikelgruppe
PG_NN_Beschreibungstext	= Beschreibungstext Artikelgruppe

Der Vorschlag für das Redaktionshandbuch wurde in dieser Art vom Projektteam freigegeben.

Von DHW wurde die Struktur der Bilddatenbank vorgestellt. Die Bilddatenhierarchie erfolgt nach Produktgruppen mit den Bildsachmerkmalen

Produktnummer
Bildart
Branche/Beschreibung

Die bisherige Liefervorschrift für die Erstellung von Bilddaten und Katalog-CD musste im Punkt der Bildformate geändert werden, so dass zukünftig das Originalbild im ESP-Format vorhanden sein muss, um eine automatisch Konvertierung als Preview, Thumbnail und als Kundenbild im JPG-Format in der Bilddatenbank zu gewährleisten.
In den nächsten Projektteamsitzungen müssen folgende Punkte geklärt werden:

Integration der Ersatzteil- / Zubehörnummern in der Produktdatenbank
Verwendung von Beziehungen zwischen Produkten und Ersatzteilen / Zubehör im elektronischen Katalog
Definition der Kataloglayout - Sachmerkmale
Produktionsplanung neuer Katalog

Die technischen und Marketing bzw. Katalog-relevanten Sachmerkmale wurden erarbeitet. Die Grundlage dieser Datenermittlung waren die jetzigen Kataloge der Spann- und Schneidtechnik. In diesem Zusammenhang wurden auch die Wertelisten für die einzelnen Sachmerkmale definiert. Besonderen Wert wurde bei der Definition der Sachmerkmale auf die Zuordnung zu den einzelnen Hierarchien verwendet. Grund dafür war, dass der spätere Aufwand für die Datenpflege so gering wie möglich halten werden soll. Außerdem müssen für die einzelnen Sachmerkmale folgende Punkte festgelegt werden:

Stammdatenherkunft und Bezeichnung
Sachmerkmalsbezeichnungen, -datentypen und Attribute
Definition von Sachmerkmalleisten für die Produktgruppen
Definition von Soll- und Musssachmerkmalen

Die Artikelcode-Texte werden deutschsprachig als Stammdatenimport und als Suchbegriff importiert. Unterschiedliche Sprachen können, wenn benötigt über ein zusätzliches Sachmerkmalsfeld gelöst werden. Die Umsetzung erfolgt, wenn zukünftig Bedarf entsteht.
Die Sachmerkmale, die aus dem ERP- System Baan importiert werden können, wurden festgelegt. Dies hatte den Hintergrund, dass Stammdaten zukünftig entweder in Baan oder in der neuen Mediendatenbank gepflegt werden, wobei der Ausgangspunkt immer das ERP-System ist. Als nächstes wurde die Importdatei und die Übernahmeregeln für die Stammdatenübernahme aus Baan erarbeitet.

Außerdem wurden die einzelnen Sprachebenen festgelegt.

Noch offene Aufgaben sind:

Festlegung des Installationstermins
Zusätzlicher Unterpunkt in der Hierarchiestruktur notwendig (Produktgruppe)
Ersatzteile-Import
Abgleich der Sachmerkmale der Fertigungs- und Entwicklungsabteilung mit den neuen Definitionen der Mediendatenbank
Erstellen eines Redaktionshandbuches und Zuordnung der Sachmerkmalsbezeichnungen zum Kataloglayout
Welche Sprachen müssen nachgepflegt werden, wenn ein deutscher Textbaustein geändert wurde?
Bereitstellung von Dateien mit jeweils zwei Katalogseiten für den Berich Spann- und Schneidtechnik
Vorschlag für den Aufbau der Bilddatenbank durch den Dienstleister; eine CD wurde DHW übergeben
Vorschlag für ein Übergabeformat der Quelldateien zur Konvertierung, um verschiedene Medien bedienen zu können

Der Installationstermin wird sich verzögern, da die Freigabe des neuen Releases noch aussteht und es Terminüberschneidungen wegen Urlaubszeiten gibt. Diese Verzögerung beeinflusst die Arbeit des Projektteams nicht, da im Juli 03 die Struktur der zukünftigen Produktdatenbank erarbeitet wird.

Ein Vorschlag von DHW war Grundlage des 1. Workshops ?System-Konfiguration?. In Bezug auf die Sachmerkmale, die für die spätere Katalogerstellung entscheidend sind, war das Wissen von DHW sehr wichtig. Für die geplante Produktdatenbank wird folgende Hierarchie festgelegt:

Unternehmensbereich
Artikelgruppe
Untergruppe
Klasse
Artikel Produkte

Bis zum nächsten Meeting sind folgende Punkte zu klären:

Festlegung der Stammdatenübergabe aus dem Warenwirtschaftssystem Baan in die neue Produktdatenbank mit Datensatzbeschreibung
Erstellung und Import der ini-Dateien und Festlegung von Übernahmenregeln
Klärung der Frage, welche Marketing/Katalog-Sachmerkmale nach Durchsicht der Kataloge zusätzlich in der Produktdatenbank benötigt werden
Vorschlag der Sprachebenen
Vervollständigung der Wertlisten und technischen Sachmerkmale
Abstimmung des Installationstermins ab Mitte August 2003