eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte elektronischer Katalog, eMarktplatz, Online-Shop

BESSEY Tool GmbH & Co. KG

Bietigheim-Bissingen, Baden Württemberg
Metallbearbeitung, Metallverarbeitung
295 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 62,6 Mio.

www.bessey.de

Hubertus Husung, Leiter Controlling/IT :

"Durch eBusiness-Standards ergeben sich deutliche Kosteneinsparungen für BESSEY, denn alle Produktdaten werden einmalig und medienneutral über ein zentrales Informationssystem erfasst und verwaltet."

Das Projekt

Geplant war die Erstellung einer medienneutralen Produktdatenbank als Basis für den Internetauftritt, elektronische Marktplätze, einen elektronischen Produktkatalog sowie zur Erstellung von Printmedien und Datenträgern. Für die Produktklassifikation wurden die Standards eCl@ss und UNSPSC eingesetzt. Als Katalogaustauschformat wurde BMEcat angewendet.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im April 2003 und wurde im November 2004 abgeschlossen.

Die Erfahrungen
Sb Bessey

Das gesamte Projekt verlief gut und die Ziele wurden gut erreicht, auch wenn das Unternehmen mit sehr hohem Aufwand zu kämpfen hatte. Die Hemmnisse im Unternehmen wurden als niedrig eingestuft. Hauptproblem bei der Projektumsetzung waren die knappen personellen Ressourcen. Während der Projektlaufzeit wurde der Personaleinsatz sogar verringert, was zu erheblichem Mehraufwand führte. Hinzu kamen Engpässe beim IT-Dienstleister und interne langwierige Diskussionen um Layoutfragen und Erscheinungstermine von Printkatalogen, wodurch mehrmonatige Verzögerungen entstanden.

Dagegen verliefen wichtige Arbeitsschritte einfacher als erwartet: Der Aufbau der medienneutralen Produktdatenbank wurde durch die sehr übersichtliche Programmstruktur erleichtert. Bei der Konzeption des Online-Katalogs war es sehr hilfreich, dass der IT-Dienstleister mit der Software vertraut war. Für die zukünftige Datenübergabe zwischen den Systemen waren bereits Schnittstellen für die eBusiness-Standards eCl@ss und BMEcat vorkonfiguriert.
Die Beschaffung von Informationen über die für Bessey relevanten Standards war schwierig. Dementsprechend fiel dem Unternehmen auch die Auswahl der richtigen Standards sehr schwer. Setzte das Unternehmen bisher EDI ein, sollte nun ein geeigneter Klassifikationsstandard ausgewählt werden. Dabei waren die Unterschiede und Einsatzmöglichkeiten verschiedener Klassifikationssysteme dem Unternehmen nicht einfach ersichtlich, hierbei konnte das PROZEUS-Team jedoch unterstützen.

Das Ergebnis

Die Kundenbindung konnte intensiviert werden. Bei der Katalogerstellung werden jährlich rund 10.000 Euro eingespart, da sämtliche benötigten Daten in der medienneutralen Produktdatenbank vorliegen. Interne Prozesse wurden erheblich transparenter für verschiedene Unternehmensbereiche gestaltet, so dass die Informationsverbreitung innerhalb des Unternehmens stark verbessert wurde. Durch einheitliche Datenstrukturen und eine gemeinsame Informationsplattform konnten Fehler reduziert und Arbeiten wirtschaftlicher durchgeführt werden.

Die Zukunft

Bei einem nächsten eBusiness-Projekt würde Bessey die Zeitplanung großzügiger gestalten. Insbesondere für die Auswahl des IT-Dienstleisters und die Einführungsphase würde mehr Zeit eingeplant werden. Zudem müssten mehr Mitarbeiter für das Projekt von der täglichen Arbeit freigestellt werden.

Fazit: "Durch eBusiness-Standards ergeben sich deutliche Kosteneinsparungen für BESSEY, denn alle Produktdaten werden einmalig und medienneutral über ein zentrales Informationssystem erfasst und verwaltet."

Broschüre: "eBusiness-Standards - Umsetzung in der Praxis"

In dieser Broschüre sind die Ergebnisse der eBusiness-Projekte von 12 Industrieunternehmen zusammenfasst. Dazu wird die vollständige Berichterstattung auf einer CD-ROM mitgeliefert. Lesen Sie auch den vollständigen Erfahrungsbericht von Bessey in dieser Broschüre.

Bestellung und Download

Die Ausgangslage

Die bisherigen Prozesse zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass keine zentralen Stellen bzgl. der Informationserstellung, -verwaltung und -distribution existieren. Die Aufgaben einer technischen Redaktion, die Erstellung von Prospekten, Katalogen und Preislisten werden von Key Account Management, Produktmanagement, dem zentralen Einkauf sowie Fertigung und Entwicklung als Datenlieferant wahrgenommen. Die eigentliche Produktion der Publikationen und der Internetauftritt werden von externen Agenturen ausgeführt.

Die Zielsetzung

Wichtigstes Ziel ist die medienneutrale Datenhaltung aller produkt- und publishingrelevanter Daten der BESSEY-Produktpalette. Aufgrund des Projektansatzes bleiben die Strukturen bei BESSEY unverändert. Zur Umsetzung des Projektes muss sowohl neue Hardware als auch neue Software beschafft werden, die auch den Einsatz der geplanten Lösung ASIM-Products abgestimmt ist.

Profil Bessey2008
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
Arbeitspaket 1:
Erstellung des Pflichtenhefts
Pflichtenhefterstellung in kürzerer Zeit als geplant
In mehreren Workshops wurde das Pflichtenheft gemeinsam mit dem ausgewählen Dienstleister erstellt. Es konnte eine Woche früher als geplant fertiggestellt werden. mehr Info
31.05.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: April 2003
Start: 01.04.2003
Ende: 20.05.2003
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 2:
Installation bei Bessey
Installation mit zeitlicher Verzögerung abgeschlossen
Im August konnte die neue Software mit geringer zeitlicher Verzögerung erfolgreich installiert werden. mehr Info
31.08.2003
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juni 2003
Start: 01.08.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.08.2003
Arbeitspaket 3:
Konzeption, Produkt- und Bilddatenpflege, Abnahme und Tests, Schulung
Schulungen erfolgreich, Stammdatenimport problematisch
Erste Schulungen zeigen keine Probleme bei den Anwendern. Der automatische Stammdatenimport konnte erst nach Bewältigung einiger Importschwierigkeiten abgeschlossen werden. mehr Info
30.06.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: November 2003
Start: 01.07.2003
Zeitverzögerung Ende: 30.06.2004
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 4:
Printgenerierung Einzeldatenblätter
Einzelproduktdatenblätter aufbereiten
Textbausteine können jetzt für die Einzelproduktdatenblätter aufbereitet werden. mehr Info
31.01.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Januar 2004
Start: 13.01.2004
Ende: 31.01.2004
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Meilenstein 1:
Aufbau der medienneutralen Datenbank und Abschluss der Datenpflege
Versionswechsel verlief problemlos
Die Programmierung und Aufspielung der automatischen Stammdatenübernahme ist abgeschlossen. mehr Info
31.01.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 15.11.2003
Start: 01.02.2004
Zeitverzögerung Ende: 31.03.2004
Kommentar zu M 1:
Stabilität der Mediendatenbank
Versionswechsel der Mediendatenbank
Im März 2004 wurde ein Update von Version 3.0 auf Version 3.1 durchgeführt. Die Umstellung verlief problemlos. Stabilitätsprobleme der Datenbank machten diesen Versionswechsel notwendig.
Arbeitspaket 5:
Konzeption, Entwicklung und Test der Printpublikationen (AML-Entwicklung)
Leichte Zeitverzögerungen
Für das strukturierte Einlesen von Texten fand die erste Schulung durch terminliche Enpässe leicht verspätet statt. Der ursprünglich geplante Arbeitsaufwand erwies sich intern wie extern als höher als erwartet. mehr Info
25.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Januar 2004
Start: 01.09.2003
Zeitverzögerung Ende: 25.11.2004
Arbeitspaket 6:
Datenpflege für Printpublikationen und Printgenerierung
Messevorbereitungen blockieren Projektarbeit
Im März 2004 fand die Eisenwarenmesse in Köln statt. Durch die Messevorbereitungen waren die Aktivitäten des Projektteams Mediendatenbank sehr eingeschränkt. mehr Info
13.10.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Januar 2004
Start: 01.03.2004
Zeitverzögerung Ende: 01.10.2004
Meilenstein 2:
Erstellung der Printkataloge
Abschluss für November 2004
Die Abnahme des Printkataloges Spann- und Schneidtechnik erfolgte im November 04. Es waren nur noch geringfügige Änderungen vorzunehmen. mehr Info
25.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 15.01.2004
Start: 01.01.2004
Zeitverzögerung Ende: 25.11.2004
Arbeitspaket 7:
Konzeption, Funktionen, Layout und Entwicklung des Webkatalogs
Web-Layout von Geschäftsführung freigegeben
Im Zuge des neuen Webkatalogs wird auch eine neue Website für Bessey erstellt. mehr Info
01.10.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: April 2004
Start: 30.11.2003
Zeitverzögerung Ende: 01.10.2004
Arbeitspaket 8:
Überarbeitung Weblayout
Gründe für zeitliche Verzögerungen
Entwürfe der neuen Web-Struktur und des neuen Web-Layouts wurden nach Präsentation durch die Geschäftsführung freigegeben. Trotzdem führten zahlreiche Änderungen, Neuerungen sowie zu behebende Fehler zu zeitlichen Verzögerungen. mehr Info
30.09.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juni 2004
Start: 01.04.2004
Zeitverzögerung Ende: 30.09.2004
Arbeitspaket 9:
Webmodul Kundendatenbank
Kundendatenbank aufgebaut für Händler
Für die Händlerregistrierung wurde eine Kundendatenbank aufgebaut und in den Internet–Auftritt integriert. Diese dient der Registrierung und Steuerung des Login für unterschiedliche Internetbenutzergruppen. mehr Info
31.10.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: April 2004
Start: 01.08.2004
Ende: 13.10.2004
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 10:
Aktualisierung der Kundendaten
Einweisung erfolgt
Datenupdate der Webkataloganwendung, Einrichtung des Systems und Schulung: Die Einweisung über die Aktualisierung aus ASIM-Products wurde während den Schulungsterminen vorgeführt.
13.10.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2004
Start: 01.10.2004
Ende: 13.10.2004
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 11:
Datenaktualisierung, Bestellabwicklung, Test und Freigabe des Webkatalogs
Hosting-Vertrag zur künftigen Verwaltung
Für die zukünftige Verwaltung der Bessey Website und des Webkatalogs werden Vertragsgespräche mit Dienstleistern geführt. mehr Info
31.10.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juni 2004
Start: 01.07.2004
Zeitverzögerung Ende: 25.10.2004
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Meilenstein 3:
Erstellung des Webkatalogs
Webkatalog online!
Mit zeitlichen Verzögerungen konnte der neue elektronische Katalog live geschaltet werden.
31.10.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 30.06.2004
Start: 30.11.2003
Zeitverzögerung Ende: 31.10.2004
Arbeitspaket 12:
Konzeption, Umsetzung, Installation, Test und Freigabe des Webclients
Web-Client eingerichtet
Auf dem Server wurde der Web-Client eingerichtet, so dass ab sofort der Zugriff auf die ASIM-Produktdatenbank über unser internes Intranet möglich ist. mehr Info
25.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: März 2004
Start: 01.11.2004
Zeitverzögerung Ende: 25.11.2004
Arbeitspaket 13:
Konfiguration des Webclients
Basis-Zustand vorhanden
Der Webclient ist im Basis-Zustand vorhanden. Die Funktionalitäten für BESSEY müssen festgelegt und eingerichtet werden.
25.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: März 2004
Start: 01.11.2004
Ende: 25.11.2004
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Meilenstein 4:
Erstellung des Webclient
Web-Client eingerichtet
Auf dem Server wurde der WEB-Client eingerichtet, so dass ab sofort der Zugriff auf die ASIM-Produktdatenbank über unser internes Intranet möglich ist. Der Webclient ist im Basis-Zustand vorhanden. Die Funktionalitäten für BESSEY müssen festgelegt und eingerichtet werden.
25.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.03.2004
Start: 01.11.2004
Zeitverzögerung Ende: 25.11.2004
Arbeitspaket 14:
Schulung und Coaching
Letzte Schulungen im Dezember 04
Es wurde festgelegt, dass die Schulungen „ASIM-Update 3.2“ und „Webclient“ an einem Tag zusammengefasst werden, der Terminkorridor ist der 7./8./9./13. Dezember. Die noch anstehende halbtägige Schulung für das Finishing von Kataloglayouts in FrameMaker soll anhand einer Katalogproduktion „live“ vonstatten gehen.
31.12.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2004
Start: 01.11.2004
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2004
Arbeitspaket 15:
Datenpflege für Teilbereiche des eCommerce
Mapping für eCl@ss 4.1 und BMEcat 1.2 erfolgt
Auf ASIM wurde das Klassifizierungssystems eCl@ss 4.1 und BMEcat 1.2 eingerichtet. mehr Info
25.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juli 2004
Start: 01.11.2004
Zeitverzögerung Ende: 25.11.2004
Arbeitspaket 16:
Klassifizierung nach BMEcat und eCl@ss, Anbindung an Marktplätze
eCl@ss 4.1 und BMEcat 1.2
Beide eBusiness-Standards wurden in das bestehende System eingearbeitet. mehr Info
25.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Juli 2004
Start: 01.09.2004
Ende: 25.11.2004
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Meilenstein 5:
Umsetzung eBusiness/eCommerce-Lösung bei Bessey
Projekt mit 4-monatiger Verzögerung abgeschlossen
Der letzte Meilenstein wurde Ende November 2004 abgeschlossen. mehr Info
25.11.2004
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: August 2004
Start: 01.11.2004
Zeitverzögerung Ende: 25.11.2004
Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: