eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Cross Media Publishing auf Basis eines PIM-Systems mit eCl@ss-Integration

Applichem Sipos 70px
AppliChem GmbH

Darmstadt, Hessen
Chemie
92 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 17 Mio.

www.applichem.com

Applichem Sipos 70px
Dr. Wolfgang Sipos, Business Development:

"Mit Einführung eines Produkt-Informations-Management Systems als eBusiness-Anwendung werden wir im Markt mit den richtigen und aktuellsten Daten präsenter als bisher. Hierzu wird auch die Klassifizierung nach eCl@ss beitragen."

Das Unternehmen

Das Unternehmen AppliChem besteht in der heutigen Form seit 1994. Die Schwerpunkte der AppliChem liegen in der Herstellung und dem Vertrieb von Chemikalien und Biochemikalien für Labor und Produktion. Mit diesen Produkten werden Firmen der pharmazeutischen und chemischen Industrie sowie Versorger der biotechnologischen Forschung und Produktion weltweit beliefert. Dabei handelt es sich um mehr als 8.000 Produkte in jeweils 3-4 Packungsgrößen. Die AppliChem zeichnet ein für die Industrie ungewöhnliches Wachstum aus. Der Umsatz von ca. 17 Mio Euro wird von ca. 100 Mitarbeitern weltweit erwirtschaftet.
Der Laborchemikalien-Katalog unter der Bezeichnung 'Chemica' umfasst Grundchemikalien in den verschiedensten Qualitäten und maßgeschneiderte Lösungen für das Kundenlabor. Die beiden Produktlinien "BioChemica" und "Chemica" sind als Katalogprogramme in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Es existiert ein fast flächendeckendes Händlernetz in Europa und etliche Kooperationen in Übersee.
AppliChem versteht sich als Dienstleister und Vorlieferant der chemisch-pharmazeutischen und biotechnologischen Industrie. Dabei verfügt das Unternehmen zur Zeit über drei Standbeine: Auftragssynthesen, Kataloggeschäft und Dienstleistungen. Alle Bereiche basieren auf Eigenproduktion, wobei das Kataloggeschäft und die Dienstleistungen durch Handelsware ergänzt werden. AppliChem-Produkte werden je nach Geschäftsbereich entweder im Direktgeschäft oder über Handelsorganisationen verkauft.
Vom Kunden werden verlässliche Produktinformationen erwartet und müssen auch durch gesetzliche Auflagen immer auf aktuellem Stand sein.

Das Projekt

Das Projekt besteht in der Einführung eines Product Information Management Systems (PIM) der Firma jCatalog, das als zentrale Drehscheibe für alle beschreibenden Daten zu den Produkten dienen wird. Die bisher an unterschiedlichen Stellen gepflegten und teilweise redundant vorgehaltenen Daten werden im Zuge der Einführung des PIM konsolidiert.
Es werden bi- bzw. unidirektionale Schnittstellen geschaffen zu
- der Warenwirtschaft (SAGE Office Line Evolution)
- der Webpräsenz (mit Typo3 realisierte Website mit Webshop)
- dem derzeit mit 3B2 realisierten Katalogdruck
- evtl. einer Open Catalog Interface (OCI) Implementierung
Darüber hinaus wird das PIM so konfiguriert, dass
- Etikettendruck
- Kundenspezifische Preislistenerstellung
- CD-Erstellung
aus der einen zentralen Datenbasis und möglichst auch direkt aus dem PIM-System heraus möglich sind.

Die Ziele

Vorrangiges Ziel ist die Reduzierung des internen Aufwands für die Pflege und Aktualisierung der Produktdaten sowie für die Datenausleitung zur Erstellung von Printkatalogen, CDs, Preislisten, Etikettendruck und für den Webshop.
Durch eine weitgehend redundanzfreie zentrale Datenhaltung und durch die Hinterlegung von klar definierten Workflows soll nicht nur der Zeitaufwand erheblich reduziert werden, sondern auch die kostenverursachende bisher hohe Fehlerquote bei Datenpflege und -ausleitung speziell für die Printkataloge drastisch gesenkt werden.
Die bisherige, sehr spezielle Datenstruktur soll durch die PIM-Einführung durch eine standardkonforme Struktur ersetzt werden, besonders hinsichtlich der Zuordnung der im Bereich der Chemie sehr komplexen Metadaten. Dies soll AppliChem in die Lage versetzen, seine Produktdaten auch in Zukunft mit überschaubarem Aufwand mit Kunden- und Lieferantensystemen verknüpfen zu können.
Eine vollständige Klassifizierung der Produkte nach der eCl@ss Klassifizierung im Zuge der Datenübernahme ins PIM wird diese angestrebte Offenheit für den Datenaustausch zusätzlich unterstützen.
Die immer wieder erforderlichen Massenänderungen von Metadaten, z.B. in Folge von Gesetzesänderungen, sollen erheblich vereinfacht werden durch die hierarchischen Klassifikationsstrukturen mit Vererbungsmechanismen wie sie im PIM möglich sind.

Der Nutzen

• Größere Flexibilität im Marketing durch einfacheren und schnelleren Zugang zu Produktdaten in unterschiedlichen Ausgabeformaten;
• Unterstützung des Kontakts mit Lieferanten und Kunden durch schnelleren und automatisierten Erzeugung von individualisierten Produkt- und Preislisten;
• Wettbewerbsvorteil durch zeitgemäße Produktpräsentation über verschiedene Schnittstellen
• Freistellung von Resourcen, die bisher durch den aufwändigen und fehlerträchtigen Prozess der Datenpflege und -ausleitungen, insbesondere bei der Erstellung der gedruckten Kataloge, gebunden waren.
• Zukunftssicherheit der Datenbasis durch standardkonforme Strukturen

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im Juni 2010 und hat eine geplante Laufzeit von vier Monaten.

Die Ausgangslage

Organisatorisch sind prinzipiell alle Abläufe – nicht zuletzt durch ein funktionierendes Qualitätsmanagement System - geregelt. Trotzdem passiert es immer wieder, dass Daten nicht synchronisiert in den relevanten Dokumenten auftauchen. Geänderte Rahmenbedingungen (Einführung GHS, REACH) machen es erforderlich die Datenbank und die entsprechenden Prozesse neu zu organisieren.
Die momentan seit 2001 existente, selbstentwickelte My-SQL-Datenbank für die Produkte lässt Ausleitungen in die unterschiedlichen Medien nur bedingt und unter großem Aufwand und damit verbundenen Kosten zu. Zudem existieren Daten, die in mehreren Systemen doppelt und manchmal dreifach gepflegt werden müssen. In Bezug auf Hardware ist AppliChem dem Stand der Technik entsprechend aufgestellt. Ende 2009/Anfang 2010 wurde in Servervirtualisierung investiert. Der überwiegende Teil der verwendeten Programme ist Standardsoftware mit unternehmensspezifischen Anpassungen.

Die Zielsetzung

Die Artikel Datenpflege/Stammdatenpflege findet nur noch an einer Stelle von dazu berechtigten Personen statt. Die Weitergabe der Informationen erfolgt durch intelligente Verknüpfung der entsprechenden Datenfelder. Durch eventuell gesetzlichen Vorgaben bedingte notwendige Massendatenänderungen lassen sich automatisiert durchführen. Datenüberprüfungen finden regelmäßig statt. Ausleitungen und Abfragen nach Kundenwunsch bzw. intern für die Abteilungen sind jederzeit möglich.

Applichem Zielsetzung
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
1 Planungsphase:
Ist-Analyse, Recherche, Zeit- und Kostenplan, Pflichtenheft
Aufgrund des absehbaren Daten-Pflegeaufwandes...
...wurde eine Person neu eingestellt. mehr Info
Jun 2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jun 2010
Start: Jun 2010
Ende: Jun 2010
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
2 Initialphase:
Spezifikationsphase, Einrichtung Systemumgebung, Basiskonfiguration PIM, eCl@ss-Klassifizierung
Datenübernahme abgeschlossen
Ausleitung in das Katalogformat erfolgt. mehr Info
Jun 2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jul-Aug 2010
Start: Jul 2010
Zeitverzögerung Ende: Jun 2011
Stolpersteine Stolpersteine
3 Implementierungsphase:
Schulungen, Tests, Einspielung automatisch generierterter eCl@ss-Daten, Schnittstellenprogrammierung
Intensive Arbeiten an der Datenbank. Datenpflege und Datenstruktur,...
...sowie an der Datenausleitung in Richtung Katalog. mehr Info
Dez 2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Aug-Sep 2010
Start: Aug 2010
Zeitverzögerung Ende: Dez 2010
Stolpersteine Stolpersteine
4 Produktivphase:
Schulung II (Anwender), Schnittstellentests, Nachbesserungen, Datenpflege (Klassifizierung)
Ausleitung der Daten in das Katalogformat hat stattgefunden
Offener Punkt: Schnittstellenprogrammierung mehr Info
Jun 2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Okt 2010
Start: Mai 2011
Zeitverzögerung Ende: Jun 2011
Stolpersteine Stolpersteine

Das Ergebnis

Das PROZEUS-Projekt konnte im Juni 2011 mit dem Ausleiten des AppliChem 2011 – 2012 Katalogs aus dem PIM abgeschlossen werden. Zugleich wurde als Klassifikationsmerkmal der Standard eCl@ss in das Produktdatenmanagement integriert. Über einen so umfassenden Abgleich von Chemikalien mit dem eCl@ss Standard dürfte kaum einer der Wettbewerber verfügen. Redundante Datenpflege konnte weitestgehend reduziert werden. Leider konnte nicht das gesamte Pflichtenheft in der vorgegebenen Zeit umgesetzt werden, so dass jetzt noch Nacharbeiten bezüglich der Schnittstellen zum ERP-System notwendig sind.

Die Erfahrungen

Das Projekt lief über weite Strecken sehr schleppend. Im Rückblick lässt sich sagen, dass die erste Planung zu ehrgeizig war. Aufgrund der Masse an Daten, die importiert werden musste sowie deren komplexer Struktur hatte AppliChem und insbesondere der Dienstleister etliche Hindernisse zu überwinden.
Es wäre sinnvoll gewesen, sich mehr Zeit zu nehmen, um die gewünschte Datenstruktur detaillierter auszuarbeiten.

Unter dem Zeitdruck der Produktion eines Printkatalogs aus dem PIM wurden aus pragmatischen Gründen Datenstrukturen aus dem alten Produktverwaltungssystem übernommen beziehungsweise versucht nachzubilden. Man erhoffte sich damit eine Reduzierung des Risikos bei der Katalogerstellung, da für die Erzeugung des Printlayouts und der Druckvorlagen noch weitgehend die alten, halbmanuellen Routinen für 3B2 verwendet werden sollten. In der Vergangenheit war die Erfahrung gemacht worden, dass selbst kleine Änderungen in den Daten dabei zu erheblichen Problemen führen konnten. Daher wurde versucht, einen möglichst dem bisherigen System identischen Output aus dem PIM zu erzeugen.
Es zeigte sich aber, dass diese Rechnung nicht aufging. Es wäre mit großer Wahrscheinlichkeit effektiver gewesen, auf Basis der neuen, modernen Datenbasis auch die darauf aufsetzenden Systeme sauber neu zu konzipieren und die Produktdaten komplett medienneutral im PIM zu strukturieren.
Ein Beispiel hierfür ist die Verschränkung von Produkt- und Metadaten-Hierarchien. Alle Produkte werden im Printkatalog in einer dreistufigen Hierarchie abgebildet, die sich bisher zum Teil nur implizit aus den Attributzuordnungen ergab. Hierdurch entstanden nun auch im PIM sehr komplexe und unübersichtliche Klassifikationsbäume, die zwar die Druckausgabe vollständig abbilden, aber für die Datenpflege zunächst nicht die Vereinfachung bringen, die man sich vom PIM erwartet hatten.
Es wäre eindeutig besser gewesen, eine zweifellos sehr zeitaufwändige Neuerhebung und Analyse aller produktrelevanter Metadaten durchzuführen und diese nach gängiger Best Practice im PIM medienunabhängig abzulegen. Auf dieser Basis wäre auch der zu erwartende Aufwand für die Programmierung von Ausleitungen sicher realistischer einschätzbar gewesen. Eine klare Beratung durch den Dienstleister in diese Richtung in der Planungsphase des Projekts hätte beiden Seiten Ärger und Kosten erspart.

Ein nicht zu unterschätzender positiver Nebeneffekt der langen Arbeiten am Aufbau und an der Befüllung des PIM ist, dass AppliChem nun ein vollständiges und gründliches Bild aller produktrelevanter Daten besitzt, die bisher über verschiedene Systeme und Abteilungen verstreut waren: die Konsolidierung der Produktdaten ist gelungen.

Die Zukunft

Das Unternehmen hat erkannt, dass nur eine saubere Datenstruktur zur Vereinfachung der Datenpflege führt. Die jetzt zur Verfügung stehende Datenbasis im PIM kann nach einigen ausstehenden Korrekturen des Metadatenkonzepts zukünftig ohne Probleme erweitert werden, ohne dass man Gefahr läuft Daten, die bisher an unterschiedlichen Stellen redundant gepflegt wurden, zu vergessen. Wenn zudem die Schnittstellen in das ERP System und zum Webshop fertiggestellt sind, verfügt man über ein einzigartiges System, welches die Produktdaten in aktuellster Form in jedem gewünschten Medium darstellen lässt. Insbesondere die geplante Einbindung der Daten über eine OCI-Schnittstelle in die Systeme von Kunden wird AppliChem einen Wettbewerbsvorteil bieten, der sich in einer gesteigerten Kundenzufriedenheit und dadurch auch in höheren Umsätzen niederschlagen wird.

Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: