2 Abschluss Produktdatenaufbereitung Methodische Erfassung von Produktbeispielen, Produktklassifizierung, Datenerfassung und –bereinigung, Angebote und Auswahl HW/SW
Durchführung geplant für Jun/Aug 2009
Start 15.06.2009
Ende 30.06.2010
 |
abgeschlossen |
 |
erfolgreicher Verlauf |
 |
Zeitverzögerung |
 |
Stolpersteine |
alpha kann eCl@ss und BMEcat
Gute Zusammenarbeit mit dem Dienstleister ascara führt zum Erreichen eines Projektziels!
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Arbeitspaket abgeschlossen
Juni 2009
Die Analyse des Statu-quo und der Kundenanforderungen haben deutlich gemacht, dass umfangreiche Erweiterungen der Funktionalität erforderlich sind. Ideal wäre es gewesen, hier auf den bestehenden, angebundenen Onlineshop aufsetzen und dessen Funktionalität entsprechen erweitern zu können. Es zeigte sich in entsprechenden Gesprächen mit der Firma ascara, dem Hersteller des Shops, dass eine umfangreiche Weiterentwicklung dieses Produkts nicht realisierbar sein würde. Daraufhin wurde kurz erwogen, ggf. auch eine nicht integrierte, d.h. vom WWS unabhängige Lösung zu suchen. Aufgrund der sehr guten Erfahrungen mit dem integrierten Shop und der immensen Vorteile einer integrierten Lösung wurde dieser Ansatz jedoch schnell verworfen, sodass letztlich nur die Neuentwicklung einer entsprechenden Anwendung wirklich sinnvoll erschien.
In einer Vielzahl von Gesprächen mit ascara wurden die entscheidenden Funktionen der Anwendung: (eProcurement, Datenaustausch (Kataloge und Geschäftsdokumente), SAP-Anbindung) herausgearbeitet und die Firma ascara dann gebeten, ein entsprechendes Angebot zu unterbreiten. Zeitgleich erfolgte die erste Kontaktaufnahme mit einem möglichen Pilotkunden, der von seinen Lieferanten ab 2010 insbesondere die SAP-OCI-Schnittstelle fordert. Da sich in den Gesprächen mit ascara herausgestellt hatte, dass eine große Hürde bei der Entwicklung der OCI-Schnittstelle eine entsprechende SAP-Gegenstelle sein würde, war es sehr erfreulich, hier von diesem Kunden ein Signal für die grundsätzliche Bereitschaft, hier als Testkunde zu fungieren, zu erhalten.
Die ascara Software GmbH erstellte nach Abschluss der Vorgespräche ein entsprechendes Angebot, dessen Prüfung zur Klärung weiterer Detailfragen, wie z.B. der erforderlichen Budgetierungs-Zeiträume führte. Nach erfolgreicher Klärung dieser Details erfolgte die Auftragserteilung.
Arbeitspaket abgeschlossen
August 2009
Leider war es bisher nicht möglich, Artikeldaten von Lieferanten/Herstellern zu erhalten, die mehr enthielten als die Angaben zur Klassifikation. Die Voraussetzungen für das Erfassen von eCl@ss-Daten im WWS durch die erforderliche Anpassungsprogrammierung ist bisher nur teilweise möglich: alpha konnte die Daten des eCl@ss-Standards 5.1.4 importieren und hat nun
1.) die Möglichkeit, Klassifikationsschlüssel und Schlagworte zu Artikeln zuzuweisen
2.) im Artikelstamm die zugeordneten Klassifikationsschlüssel und Schlagworte sichtbar
Die Programmierung der Voraussetzungen für das Erfassen bzw. Importieren von Merkmalen und Werten gestaltet sich offenbar deutlich schwieriger als erwartet, sodass die softwareseitige Basis für eine entsprechende Datenerfassung noch nicht gegeben ist. Ein Import von eCl@ss-Daten ist also sowohl wegen der derzeit unzureichenden Datenlage wie auch wegen der dafür fehlenden Software-Voraussetzungen nicht sinnvoll. Was zu tun bleibt, ist zur Zeit die eigenständige Aufbereitung der Artikeldaten unseres ausgewählten Rebuilt-Toner-Herstellers. Derzeit ist aber noch unklar, wie diese Daten in aufbereitet sein müssen, um in das WWS importiert werden zu können.
Wie oben bereits genannt sind die softwareseitigen Voraussetzungen für die Aufnahme und Darstellung der eCl@ss-Informationen bisher nur teilweise geschaffen, hier gibt es bei der Programmierung offenbar Schwierigkeiten im Bereich „Merkmale und Werte“. Dadurch werden die vorbereitenden Arbeiten im Bereich „Klassifizierung“ sehr stark ausgebremst. Geplant ist nun ein Treffen mit der ascara GmbH, um u.a. dieses Problem im Detail zu erörtern.
Juli 2009
Geplant ist die sukzessive Bereitstellung von klassifizierten Produktsortiment-Katalogen für einzelne Kunden. Begonnen wird dabei mit dem Pilotkunden, dessen Sortiment nach derzeitigem Stand etwa 300 Artikel aus den unterschiedlichsten Untersegmenten des Bereichs Bürobedarf/Geschäftsaustattung umfasst.
Basis der methodischen Produkterfassung sollten die im Sortiment enthaltenen Tinten-/Toner-Kartuschen eines bestimmten Herstellers von Rebuilt-Tonern sein. alpha ist daher in Kontakt mit dem Hersteller getreten und bereiten derzeit dessen Artikeldaten auf, um die methodische Erfassung fortführen zu können. Derzeit fehlt alpha allerdings noch die Bearbeitungs-Masken und ggf. Importschnittstellen für eCl@ss im ERP-System.
Da alpha kein Hersteller von Produkten ist, war es das Ziel (nachdem man mit den Grundlagen von eCl@ss besser vertraut und die Original-Klassifizierungsdateien beschafft hatten) klassifizierte Produktdaten der verschiedenen weiteren Hersteller z.B. über eigene Lieferanten zu erhalten, die ggf. als Basis für einen klassifizierten (Teil-)Artikelstamm dienen könnten (idealerweise über einen Import in das ERP). Zum jetzigen Zeitpunkt hat alpha aus unterschiedlichen Quellen Daten zu verschiedenen Produkten erhalten, die allerdings noch auf unsere Artikelnummern referenziert werden müssen. Zudem umfassen die erhaltenen Daten im besten Falle Angaben zur Klassifikation, nicht aber zu Merkmalen und Werten.
Derzeit fehlen im ERP noch die Grundlagen für den Umgang/die Pflege von eCl@ss-Daten. Diese sollen durch entsprechende Anpassungsprogrammierungen im Verlauf dieses Projekts geschaffen werden. Dann erst kann ggf. ein entsprechender Import durchgeführt und bewertet werden, wie und mit welchem Aufwand weiter vorgegangen wird.
Derzeit noch völlig offen ist, ob ggf. auch Produktdaten mit Angaben zu eCl@ss-Merkmalen und –Werten zu bekommen sein werden. Insgesamt gestaltet sich die Beschaffung von Basis-Artikeldaten für den Artikelstamm deutlich schwieriger als erwartet. Hier ist u.U. zu erwarten, dass durch die Vielzahl unterschiedlicher Datenlieferanten ggf. auch ein hoher Arbeitsaufwand bei der Referenzierung externer Daten auf unsere Artikel auf uns zukommt.
Arbeitspaket abgeschlossen
März 2010
Nach dem derzeitigen Stand der Dinge und in Anbetracht der Tatsache, dass Artikeldaten mit eCl@ss-Informationen inkl. Merkmalen/Werten aus der Erfahrung nur schwer von einzelnen Lieferanten direkt zu bekommen sind, steht zur Zeit im Zentrum der Überlegungen der Ansatz, u.U. Artikeldaten über den Quasi-Standard „PBS-Mediendaten“ zu beziehen und über eine entsprechende Schnittstelle dann auch den eigenen Artikelstamm mit eCl@ss-Daten zu versorgen. Angeregt wurde dies auch durch ein Treffen mit der PBS Consulting GmbH. So konnten bereits Daten des Herstellers Franken im ASCII-Format verwendet werden, die jedoch, wie bereits erwähnt, keine eCl@ss-Merkmale und –Werte enthielten. Diese sind aber in den PBS-Mediendaten im XML-Format (nach BMECAT 1.2) enthalten. Eine Anmeldung und Teilnahme bei PBSmail vorausgesetzt, könnten solche Daten dauerhaft und aktuell bezogen und importiert werden. Nach Prüfung der entsprechenden Musterdatei durch ascara wurde vereinbart, hier einmal die Realisierbarkeit und den Programmier-Aufwand einer Schnittstelle zu prüfen und zu kalkulieren. Unabhängig davon wurde vereinbart, nun parallel endlich die Möglichkeit zur Darstellung und Pflege von eCl@ss-Merkmalen und –Werten im WWS (basierend auf dem aktuellen Stand 6.2) zu schaffen und evtl. auch die Möglichkeit, über eine csv-Datei die eCl@ss-Informationen wenigstens von Artikeln mit einer einheitlichen Merkmalleiste zu importieren. Diese mit deutlich geringerem Aufwand als die XML-Schnittstelle zu realisierende Importfunktion soll alpha in die Lage versetzen, manuell in Excel vorbereitete eCl@ss-Informationen (beispielsweise des alternativen Tonerherstellers) in den Artikelstamm einzulesen. Die Firma ascara erarbeitet derzeit ein konkretes Konzept zur Umsetzung dieser Vorhaben. Geplant ist, diesen Teilschritt (Funktionalität Artikelstamm, csv-Import) bis Ende März realisiert zu haben.
Februar 2010
Nach dem derzeitigen Stand der Dinge und in Anbetracht der Tatsache, dass Artikeldaten mit eCl@ss-Informationen inkl. Merkmalen/Werten den Erfahrungen nach nur schwer von einzelnen Lieferanten direkt zu bekommen sind, steht im Moment im Zentrum der Überlegungen der Ansatz, u.U. Artikeldaten über den Quasi-Standard „PBS-Mediendaten“ zu beziehen und über eine entsprechende Schnittstelle dann auch unseren Artikelstamm mit eCl@ss-Daten zu versorgen. Angeregt wurde dies auch durch ein Treffen mit PBS Consulting GmbH. Diese konnte bereits Daten des Herstellers Franken im ASCII-Format zukommen lassen, die jedoch, wie bereits oben erwähnt, keine eCl@ss-Merkmale und –Werte enthielten. Diese sind aber in den PBS-Mediendaten im XML-Format (nach BMECAT 1.2) enthalten. Eine Anmeldung und Teilnahme bei PBSmail vorausgesetzt, könnten solche Daten dauerhaft und aktuell bezogen und importiert werden. Nach Prüfung der entsprechenden Musterdatei durch ascara wurde vereinbart, hier einmal die Realisierbarkeit und den Programmier-Aufwand einer Schnittstelle zu prüfen und zu kalkulieren. Unabhängig davon wurde vereinbart, nun parallel endlich die Möglichkeit zur Darstellung und Pflege von eCl@ss-Merkmalen und –Werten im WWS (basierend auf dem aktuellen Stand 6.2) zu schaffen und evtl auch die Möglichkeit, über eine csv-Datei die eCl@ss-Informationen wenigstens von Artikeln mit einer einheitlichen Merkmalleiste zu importieren. Diese mit deutlich geringerem Aufwand als die XML-Schnittstelle zu realisierende Importfunktion soll alpha in die Lage versetzen, manuell in Excel vorbereitete e´Cl@ss-Informationen (beispielsweise des alternativen Tonerherstellers) in den Artikelstamm einzulesen. Die Firma ascara erarbeitet derzeit ein konkretes Konzept zur Umsetzung dieser Vorhaben. Geplant ist, diesen Teilschritt (Funktionalität Artikelstamm, csv-Import) bis Ende März realisiert zu haben.
Januar 2010
Die Arbeiten am Thema eCl@ss sollen nun, nachdem die Anpassungen der proprietäten Schnittstelle für einen Kunden zum Ende des Monats zumindest weitgehend abgeschlossen sind, wieder aufgenommen werden. Aufgrund der Teilnahme am PROZEUS-Kongress haben sich neue Kontakte ergeben, die u.U. die Beschaffung von klassifizierten Hersteller-Artikeldaten möglich erscheinen lassen. So hat alpha über PBSEASY Daten von Franken erhalten, die ASCII-Dateien enthalten aber leider nur Klassifikationsinformationen und keine Merkmale und Werte. Alpha hofft aber, dass sich hier dennoch weitere Möglichkeiten ergeben. So sind in der XML-Datei auch Merkmals- und Werte-Informationen enthalten, evtl. kann auch hiermit weitergearbeitet werden. Das weitere Vorgehen steht hier im Moment noch nicht fest.
Oktober 2009
Die weitere Arbeit im Bereich der Produktklassifizierung musste zunächst von beiden beteiligten Seiten aufgeschoben werden, da die aktuellen Kundenanforderungen, wie das gemeinsame Treffen ergab, wesentliche, in kurzer Zeit zu bewältigende Arbeiten bedeutet, die eine Konzentration auf dieses Thema erfordern. Im Verlauf des Treffens am 20.10. wurde jedoch auch das Problem der Vorausetzungen in der Warenwirtschaft für das Erfassen klassifizierter Produktdaten angesprochen und einhellig festgestellt, dass hier im Bereich der Datenpflege von Merkmalen und Merkmalswerten auf Artikelebene wesentliche Anforderungen noch nicht erfüllt sind und noch ein erheblicher Anpassungsbedarf besteht. Realistischerweise muss davon ausgegangen werden, dass diese Anpassungen vermutlich vor Ablauf des Jahres nicht mehr fertiggestellt werden können. Die Firma ascara muss hier noch einmal im Detail prüfen, wie die erforderliche Funktionalität erreicht werden kann. Alpha will prüfen, inwieweit unabhängig von Vorgaben des WWS, ausgehend vom Aufbau der Original-eCl@ss-Dateien, möglichst genau abgestimmte Excel-Dateien für die detallierte Erfassung auch der Merkmale und Werte der Produkte des Alternativ-Toner-Herstellers erstellen kann.
September 2009
Als Vorausetzung für die Produktklassifizierung mussten zunächst die Daten von eCl@ss 5.14 selbst beschafft und in das WWS importiert werden. Um hier Ressourcen zu schonen, wurden die Klassifizierungsdaten zunächst in Excel auf die bei alpha benötigten Produktklassen reduziert. Anschließend wurden sie über die mittlerweile von ascara bereitgestellte Schnittstelle in das WWS importiert. Wegen der wie bereits geschildert noch fehlenden Funktionalitäten im Bereich der eCl@ss-Merkmale und –Werte wurden hier letztlich nur die Daten des Standards importiert, die die Klassifikation und die Schlagworte betreffen. Entsprechend ist nun noch nicht klar, wie komplette Artikeldaten für den Stamm aufbereitet sein müssen und eine manuelle Pflege im WWS ist noch nicht sinnvoll durchführbar. Es wurde beschlossen, die Artikel des Alternativtoner-Lieferanten nun zumindest in Excel schon einmal aufzubereiten. Hierzu sollten neben den Klassifizierungsinformationen die Informationen zu den kompatiblen Druckern, der Druckkapazität in Seiten und der Herstellernummer des Original-Toners in einzelnen Datenfeldern erfasst werden. Diese Arbeit ist derzeit noch nicht abgeschlossen. Aktuell ist dieses Thema zurückgestellt bis die Problematik „OCI-Schnittstelle“ gelöst ist.
Ob im Rahmen des geplanten Treffens mit der ascara GmbH ausreichend Zeit ist, wie geplant auch über das Thema „eCl@ss-Voraussetzungen im WWS“ zu reden, bleibt abzuwarten.
Offenbar ist der Aufwand für die Anpassungen des WWS an die Anforderungen für eclass erheblich höher als erwartet, dadurch und nun auch durch die Ausschreibungsanforderungen des Pilotkunden ergeben sich erhebliche Behinderungen und damit Verzögerungen bis hin zum derzeitigen Stillstand der Arbeiten im Bereich „Klassifizierung und Produktdatenaufbereitung“. Absolute Priorität muss aber derzeit die OCI-Schnittstelle haben, sodass seitens ascara die eCl@ss-Anpassungen im WWS nicht fertiggestellt werden können. Da das OCI-Problem bis Anfang November gelöst sein muss, können die Arbeiten voraussichtlich unmittelbar nach diesem Termin wieder aufgenommen werden.
Arbeitspaket abgeschlossen
Juni 2010
Die noch offenen Fragen und Probleme im Bereich BMEcat-Erstellung (z.B.: Werden für die Werte eines Merkmals die Identifier oder Klartext exportiert?) konnten durch Abstimmung zwischen alpha und ascara geklärt bzw. behoben werden, sodass nach weiteren, letztlich erfolgreichen Tests nun der gesamte Workflow von der Zuweisung von Klassifikationsschlüsseln über die Pflege von eCl@ss-Merkmalen und –Werten im WWS bis hin zur Erzeugung von kundenspezifischen BMEcat-Katalogen inkl. eCl@ss-Informationen zur Verfügung steht. Eine entsprechende Schulung der alpha-Mitarbeiter gewährleistet, dass auch anwenderseitig die erforderlichen Voraussetzungen für den Einsatz von eclass gegeben sind.
Dem Kunden bietet die neue ePortal-Funktionalität nun u.a. auch die Möglichkeit, sein Sortiment als BMEcat-Datei inklusive eCl@ss-Daten zu erzeugen und herunterzuladen.
Zusammenfassend lässt sich sagen: das wesentliche Projektziel, für ausgewählte Artikel (Kundensortiment) Klassifizierungsinformationen im WWS hinterlegen und auch nach BMEcat exportieren zu können, wurde erreicht. Erweiterungen, wie z.B. eine Importschnittstelle für den PBS-Medienstandard, könnten in der Zukunft sinnvoll sein. Die Basis im WWS für ihre Realisierung ist jedenfalls nun gegeben.
Mai 2010
Die Schulung/Einweisung der Mitarbeiter wurde im Mai noch nicht durchgeführt, da noch einige Fehlerkorrekturen bzw. Anpassungen, insbesondere im Bereich „Export nach BMEcat“ zu bewältigen waren. Auch musste noch eine Lösung gefunden werden, wie diese Funktion über das ePortal weiter getestet werden konnte, ohne dass alle erforderlichen Daten aus der Produktivdatenbank der Warenwirtschaft, und stattdessen teilweise aus einer Testdatenbank kamen. Parallel wurden in dieser Zeit weitere eCl@ss-Informationen manuell eingepflegt und insbesondere Muster-csv-Dateien für den Import von eCl@ss-Informationen erstellt und in Kooperation mit ascara die entsprechenden Import-Schnittstellen getestet und durch ascara weiter anpassen lassen. Es steht damit nun ein festgelegtes Datensatzformat mit entsprechender Schnittstelle zur Verfügung, dass eCl@ss-6.2-Artikeldaten (Klassifikation, Merkmale, Werte) nach entsprechender Aufarbeitung in die Warenwirtschaft importieren kann. Für eine ganze Anzahl von Artikeln (z.B. Toner des Muster-Lieferanten) wurden so erfolgreich Daten aufbereitet und importiert. Allerdings ist die Aufbereitung der Daten in Excel durchaus aufwändig, da für jeden Produkttyp (z.B. Toner) bestimmte Felder mit den durch die eCl@ss-6.2-Klassifikations-Nr. bestimmten Merkmals- und Wert-Schlüsseln gefüllt werden müssen, die entsprechend vorher eruiert werden müssen. Dieses Vorgehen eignet sich daher nur für das Importieren einer Vielzahl von Artikeln mit dem gleichen Klassifizierungsschlüssel (anhand dessen man eine entsprechende Musterdatei mit den passenden Merkmals- und Werte-Schlüsseln vorbereitet), ansonsten war/ist ggf. die manuelle Pflege im WWS vorzuziehen.
Geplant ist für den Juni nach der Durchführung der erforderlichen Schulungen und letzten Tests, weitere eCl@ss-Informationen zu importieren bzw. manuell einzupflegen und damit das Projekt abzuschließen.
April 2010
Die für März beschriebene Funktionserweiterung des ascara-eclass-Moduls ist im Wesentlichen fertiggestellt, lediglich im Bereich der Import- und Exportfunktionalität sind noch gewisse Korrektur- bzw. Ergänzungsarbeiten erforderlich. alpha hatte zunächst eine erste Version des neuen Moduls nach Installation auf der „Spieldatenbank“ , intensiv getestet und eine entsprechende Dokumentation mit Korrektur- und Ergänzungsbedarf erstellt und mit ascara besprochen. Die daraufhin erstellte zweite Version hat sich im weiteren Testbetrieb, was den Bereich der Pflege von eCl@ss-Struktur und Zuweisung von eCl@ss-Daten (Klassifikation, Merkmale, Schlagwörter, Werte) angeht, als weitgehend einsatzfähig erwiesen. In der Folge konnten daher bereits, den Projektanforderungen entsprechend, eCl@ss-Informationen inkl. Werten (z.B. Farbe, Kapazität) zu Toner-Produkten des ausgewählten Toner-Herstellers eingepflegt werden. alpha ist damit nun - eine entsprechende Schulung der Mitarbeiter vorausgesetzt - zukünftig in der Lage, innerhalb des ERP-Systems eigenständig eCl@ss-Informationen entsprechend der Spezifikation zu hinterlegen und, wenn die letzten Korrekturen/Ergänzungen hierzu durchgeführt sind, den Kunden dann auch in Form von BMEcat-Dateien zur Verfügung zu stellen. Ein wesentliches Projektziel ist damit erreicht.
Erforderlich ist nun noch eine allgemeine Einweisung der Mitarbeiter in das Thema „eCl@ss“ sowie eine Schulung zur Bedienung des Moduls innerhalb der Warenwirtschaft. Dies ist für den Mai geplant.
Anpassungs- und Erweiterungsprogrammierung ascara eclass-Modul:
1. Anpassungen der Implementierung an das aktuelle eCl@ss Release 6.2 gem. Spezifikation
2. Anpassung der vorhandenen Importfunktionalität für eCl@ss-Struktur an Rel. 6.2
3. Anzeige der eCl@ss-Schlagwörter und Sachmerkmalsleiste im Artikelstamm (n-stufig), Zuordnung/Editieren passender Werte zu Merkmalen
4. Entwicklung einer Editierfunktion für Schlagwörter und Merkmale in der eclass-Übersicht.
5. Importfunktion für eCl@ss-Artikeldaten im csv-Format
6. Erweiterung der Exportfunktion von Kundenkatalogen nach BMEcat um die eCl@ss-Daten
7. Interne Systemtests
8. Aktualisierung der Dokumentation und Releasemanagement
9. Fertigstellung zur Auslieferung und Bereitstellung im Kundenaccount
10. Kundeninformation und Support
