Arbeitspaket 1: Ist-Analyse Detaillierte Ist-Analyse der Unternehmensstruktur
Durchführung geplant für 30.9.2006
Start 24.08.2006
Ende 21.09.2006
Stand: 9.5.07
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abgeschlossen |
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erfolgreicher Verlauf |
Positiver Verlauf des Arbeitspakets
Bestehende Prozesse zu Stammdatenmanagement, Auftragserfassung, Auftragsbestätigung und Rechnung analysiert.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Das Arbeitspaket weist folgende Struktur auf:
- Organisation: Organisationsstruktur, Analyse der bestehenden Prozesse
- Personal: Prozessbeteiligte, Verantwortlichkeiten
- Technik: Hard- und Software
- Schnittstellen
- Datenmanagement
Ziel des Arbeitspaketes ist die Analyse der bestehenden Prozesse, neben dem Stammdatenmanagement, insbesondere die Auftragserfassung, die Auftragsbestätigung an den Kunden und die Rechnung. Mit Hilfe dieser Informationen wird die Basis geschaffen, um diese Prozesse von papierbasierter Abwicklung auf eine elektronische Abwicklung umzustellen.
Bei der Analyse der bestehenden Prozesse wurden sowohl interne als auch externe Prozesse erfasst. Der erste Teil umfasst die Prozesse Auftragserfassung und
-bestätigung, im zweiten Teil den Prozess der Rechnungserstellung und – versendung.
Prozessbeschreibung Auftragsbestätigung (AB)
1. Schritt: Auftragserfassung
88 % der jährlich eingehenden Aufträge kommen per Fax, ca. 10 % per Mail und 2 % per Brief. Ein Auftrag umfasst im Durchschnitt 2-3 Positionen.
2. Schritt
Die Aufträge werden in der Auftragseingangsverarbeitung von 2 Mitarbeiterinnen zur EDV-Erfassung vorbereitet, d.h. ggf. um die Kunden-Nr. ergänzt, ggf. die Lieferadresse ermittelt, auf Unlogiken hinsichtlich Artikel-Nr. und Artikelbeschreibung geprüft, ggf. beim Kunden nachgefragt. Anschließend werden sie erfasst. Diese Bearbeitung dauert im Schnitt 1,5 Minuten pro Auftrag.
3. Schritt
Die neu erfassten Aufträge werden jeden Mittag per EDV-Operating terminiert, das Material wird reserviert und die AB als interne Prüf-AB ausgedruckt und anschließend an die Verkaufssachbearbeiter verteilt, wobei jeder Verkaufssachbearbeiter die Prüf-AB’s seiner ihm zugeordneten Kunden bekommt.
4. Schritt
Die Prüf-AB wird von den Verkaufssachbearbeitern noch einmal hinsichtlich erfasster Lieferadresse, Artikel-Nr.’n, Mengen und Termine mit den Original-Kundenbestellungen verglichen, bei Abweichungen wird der Auftrag korrigiert. Dieser Vorgang dauert ca. 0,5 Minuten pro Auftrag
5. Schritt
Die Auftragsbestätigungen werden über das EDV-Operating zu
93 % per Fax an die Kunden geschickt, zu 2 % per Mail und zu 5 % per Brief.
6. Schritt
Die Brief-AB’s werden in der Zentrale maschinell kuvertiert und frankiert und in die Post gegeben.
Durchlaufzeit Auftragsbestätigung:
Die Durchlaufzeit einer AB von Schritt 1 bis Schritt 5 beträgt ca. 2,5 Werktage.
Prozessbeschreibung Rechnung
1. Schritt
Rechnungen werden täglich nach Verladung per Ladeliste vom EDV-Operating freigegeben und zweifach nach Verband und Kunde gedruckt und zur Zentrale gebracht. Dabei sind die Rechnungen schon per EDV nach Anzahl und Kunde vorsortiert.
Die Rechnungsdatensätze werden über eine Schnittstelle der Buchhaltungssoftware übergeben.
1 x pro Woche werden die zentralregulierten Rechnungssätze im BEV-Format (verbandseigenes bilaterales Format) per Mail an die Zentralregulierer zusätzlich übergeben (ca. 55 % aller Rechnungen).
2. Schritt
In der Zentrale werden die Rechnungen maschinell kuvertiert und frankiert. Dabei werden meistens mehrere Rechnungen in einem Umschlag zusammengefasst. Es fallen deshalb nur cirka 100 Euro Porto pro Woche an. Die Rechnungen werden teilweise vorher getrennt, d.h. 1 Rechnung geht zum Zentralregulierer, eine zum Kunden.
1 Mitarbeiterin beschäftigt sich cirka 1 Tag pro Woche mit diesen Rechnungen.
Datenmanagement
Nicht definiert für elektronische Prozesse mit dem Handelspartner. Stammdaten sind im ERP-System hinterlegt. Die für die Prozesse notwendigen Daten (Anbindung Vorlieferanten, AB, Rechnung) sind ebenfalls zentral im EDV-Operating.
Desweiteren wurde ein Organigramm erstellt, die beteiligten Mitarbeiter ermittelt und die eingesetzte Technik festgehalten.
