Praxisberichte

Entwicklung eines standardisierten Stammdatenmanagements im Handwerk auf Grundlage von eCl@ss

	Adam Oswald Geisenheim, Hessen Malereibetrieb 23 Mitarbeiter Jahresumsatz: EUR 1,7 Mio. www.adam-oswald.de		Frank Oswald, Geschäftsführer: "Wir erreichen dank eBusiness Produktivitätssteigerungen durch die richtigen Informationen, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit, für Mitarbeiter, Unternehmer und Lieferanten."

Durch die Einführung der eBusiness-Anwendung im Rahmen des PROZEUS-Praxisprojekts "Entwicklung eines standardisierten Stammdatenmanagements im Handwerk auf Grundlage von eCl@ss", ist die Firma Adam Oswald nun in der Lage Text-, Zeit- und Material-Informationen des Wertschöpfungsprozesses in allen Phasen der Unternehmensabläufe in einer konsistenten Datenbasis zu verwalten und digital zu verarbeiten. Zusammenfassend kann man sagen, dass durch die Einführung und Anwendung der neu strukturierten und klassifizierten Stammdaten mit Schnittstellen der Branchenlösung zu mobilen Datenerfassungs- und -informationsgeräten die internen Abläufe signifikant verbessert und effizienter gestaltet wurden. Den Mitarbeitern stehen im Büro und vor allen Dingen unterwegs und auf den Baustellen die notwendigen und richtigen Informationen zur richtigen Zeit, am richtigen Ort sozusagen in Echtzeit zur Verfügung. Das verschafft Transparenz und Sicherheit sowie ein professionelles Image gegenüber dem Kunden.

Die Einbindung der eigenen Mitarbeiter in die Entwicklung und Umsetzung dieses Projektes war existenziell notwendig und nach Meinung des Unternehmens der Erfolgsgarant für die reibungslose Einführung der E-Business Lösungen. Das operative Tagesgeschäft lässt es nicht allerdings zu, dass ein solches Projekt nur mit Inhouse-Kapazitäten umzusetzen ist. Außerdem fehlt im eigenen Unternehmen die Kompetenz, das Know-How und die Umsetzungserfahrung im Bereich eBusiness und Stammdaten. Die umfassende Unterstützung des IT-Dienstleisters Sander & Partner GmbH (Branchenlösung „WinWorker“) sowie die kompetente und engagierte Begleitung durch Herrn Michael Heil (Managementberatung im Handwerk) haben es der Firma Adam Oswald ermöglicht die geplanten Ziele zur Unternehmensoptimierung zu erreichen. Das Unternehmen ist fest davon überzeugt, dass ein solches umfangreiches Projekt nur mit professioneller und fachgerechter Unterstützung eines externen Beraters zu schaffen ist, weil die externe Sicht und die Erfahrungen in Bezug auf eBusiness-Anwendungen für eine erfolgreiche Umsetzung eines solchen Projektes existenziell notwendig sind. Positiv muss man anmerken, dass die Hersteller und Lieferanten von Malermaterial durchweg vollständige Materialinformationen über den Standard Datanorm zur Verfügung stellen konnten. Das erleichterte uns die Übernahme der Materialien in die Stammdaten der WinWorkerlösung immens. Weiterhin war es möglich von den einzelnen Herstellern und Lieferanten Leistungstexte und teilweise auch Ausführungszeiten über den Standard GAEB zu übernehmen. Nachdem sich das Unternehmen einen Überblick über die Vielfalt und Menge der Stammdaten verschafft hatte, kamen man zu der Erkenntnis, dass der Aufwand zur Datenerfassung und -klassifizierung zu Beginn des Projektes bei weitem unterschätzt wurde und die geplanten Tagewerke um ein vielfaches überschritten werden würden. Grundsätzlich war ein großer Stolperstein, dass auch die Leistungsbeschreibungen des Standardleistungsbuches und anderer Datenquellen nicht den Vorstellungen und Ansprüchen genügten. Aufgrund der erwähnten Widrigkeiten sah man den Erfolg des Projektes bei Adam Oswald eher gefährdet als realisierbar an. Aus diesem Grund wurde damit begonnen die Stammdaten der Leistungen und Materialien angelehnt an die vorhandene eCl@ss-Strukturen aber ablauf- und verrichtungsorientiert neu zu erfassen und zu strukturieren. Die Klassifikation, die ablauf- und verrichtungsorientierte Gliederung und Erfassung der Stammdaten und die Verknüpfung mit Zeitvorgaben in Zusammenarbeit mit der Kalkulation, hat das Projekt um viele Monate verzögert. Parallel zur Stammdatenerfassung hat Adam Oswald damit begonnen sich intensiv mit dem Thema eBusiness auseinander zu setzen. Dabei wurde sich das Unternehemen bewußt, welche vielseitigen Einsatz- und Optimierungsmöglichkeiten möglich sind. Mit viel Interesse und Aufmerksamkeit konnten so interessante Ideen und Ansätze zur Ablaufoptimierung anhand elektronischer Datenerfassung und –weiterleitung aufgreifen und umsetzen. Trotz der genannten Schwierigkeiten und der erheblichen Verzögerungen war der Schritt in die eBusiness-Anwendung ein bedeutender und nicht mehr umkehrbarer Schritt in eine innovative und erfolgreiche Zukunft des Unternehmens. Eine weitere wichtige Erfahrung war, dass es äußerst wichtig ist bei der prozessorientierten Zusammenstellung und Klassifikation der Stammdaten alle beteiligten Mitarbeiter zu integrieren. Nicht nur das damit die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Projekt gewährleistet wird, auch die Ideen, die Kreativität und der Input der Mitarbeiter vor, während und nach dem Projekt sind elementar wichtig und führen letztendlich zur praktikablen Umsetzung und Akzeptanz der Veränderungen im Unternehmen. Eine wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung, dies sollte als Ratschlag für alle zukünftigen Projekte dienen, ist die Installation eines administrativen Prozesses, der es ermöglicht und sicherstellt, dass alle Störungen, Ideen, Verbesserungsvorschläge und Anregungen gewissenhaft aufgenommen und deren Umsetzung konsequent verfolgt wird. Im Unternehmen muss die Zuständigkeit und Verantwortlichkeit sowie der Ablauf des Erfassungs- und Verbesserungprozesses im Vorfeld besprochen und festgelegt werden. Als Fazit muss man sagen, dass sich die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens trotz Einstellung weiterer "unproduktiver" Führungskräfte (2 Malermeister und 1 Innenarchitektin) um mehr als 20% erhöht hat.

Mehrere Arbeits- und Ablaufprozesse sind sozusagen als Insellösungen digitalisiert und als eBusiness-Prozesse eingeführt. Das Unternehmen will kurz- bzw. mittelfristig alle Ablaufprozesse im Unternehmen Schritt für Schritt digitaliseren und digital mit einem ereignisgesteuerten Workflow-Managementsystem effizienter gestalten. Alle mobilen Führungskräfte sollen mit Smartphones und/oder Tablet-PCs zur digitalen Informationsübersicht und -erfassung ausgestattet werden. Alle Ablaufprozesse sollen unter dem Aspekt der eBusiness-Unterstützung neu modelliert und ereignisgesteuert effizient ablaufen. Letztendlich sollen alle Informationen zur richtigen Zeit, beim richtigen Mitarbeiter, am richtigen Ort digital vorliegen sowie elektronisch erfasst und bearbeitet werden können. Bei der Firma Adam Oswald ist man absolut sicher, sich mit dem durch das Projekt PROZEUS angestoßene eBusiness im Unternehmen zur richtigen Zeit einen signifanten Schritt nach Vorne bewegt zu haben. Die Lust nach mehr eBusiness wurde geweckt. eBusiness wird im Unternehmen jetzt umso mehr engagiert vorangetrieben und wird den Stellenwert im Markt und die Wettbewerbsfähigkeit steigern und somit langfristig Arbeitsplätze sichern.

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