eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Entwicklung eines standardisierten Stammdatenmanagements im Handwerk auf Grundlage von eCl@ss

Frank Oswald
Adam Oswald

Geisenheim, Hessen
Malereibetrieb
23 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 1,7 Mio.

www.adam-oswald.de

Frank Oswald
Frank Oswald, Geschäftsführer:

"Wir erreichen dank eBusiness Produktivitätssteigerungen durch die richtigen Informationen, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit, für Mitarbeiter, Unternehmer und Lieferanten."

Das Unternehmen

Bei dem Unternehmen Adam Oswald handelt es sich um einen Maler- und Verputzerbetrieb in der 5ten Familiengeneration. Der Inhaber des Einzelunternehmens ist Frank Oswald, geboren am 18.März 1972, Malermeister und Betriebswirt des Handwerks. Das Unternehmen hat zurzeit ca. 23 Mitarbeiter, davon sind 18 gewerbliche Mitarbeiter. Das Leistungsspektrum des Unternehmens umfasst neben den herkömmlichen Maler- und Lackiererarbeiten, Verputzarbeiten und der Ausführung von Wärmedämmverbundsystemen auch Fassaden- und Wohnraumgestaltung sowie Komplettrenovierungen.

Die Ziele

Die Organisation im Unternehmen soll auf der Basis der im Projekt Prozeus erstellten konsistenten Stammdatenbasis so verändert werden, dass alle Aufgaben auf dem kritischen Weg des Wertschöpfungsprozesses grundsätzlich auch ohne Eingriff des Unternehmers abgearbeitet werden können. Die Stammdaten sollen so eindeutig klassifiziert und beschrieben sein, dass der fachlich versierte Sachbearbeiter in der Lage ist ohne großen Aufwand und auf Grund der Klassifizierung, eindeutige Zuordnungen für ein jeweiliges Maler- und Lackiererprojekt zu treffen. Im Wesentlichen sind dann in der Angebots-, Arbeitsvorbereitungs- und Ausführungsphase lediglich objektspezifische Feinjustierungen der aus der Datenbank übernommenen Stammdaten (bspw. Änderungen der Materialverbräuche oder Zeitvorgaben) vorzunehmen.

Das Projekt

Im Rahmen des Projekts soll im Unternehmen Adam Oswald eine konsistente Datenbasis geschaffen sowie allgemeine Klassifikationsstandards in Form einer umfangreichen, branchenspezifischen Erfassung von Leistungs- und Materialstammdaten und deren Klassifikation u.a. nach ecl@ss-Standards eingeführt werden. Damit sollen nicht nur die Ablaufprozesse im Unternehmen sondern auch ein unternehmensübergreifender sowie ortsunabhängiger (Büro<>Baustelle) Datenaustausch ermöglicht und optimiert werden.

Der Nutzen

Durch die standardisierte Artikel- und Leistungspositionserfassung wird nicht nur die Qualität der Daten sondern auch die Prozessdauer zur Erstellung eines individuellen Kundenangebotes optimiert. Dadurch soll ermöglicht werden, dass
zum einen mindestens 80% der Angebote innerhalb von 2 Arbeitstagen dem Kunden zur Verfügung gestellt werden können und sich zum anderen die Auftragsquote in Bezug auf die Anzahl der Angebote um 30% erhöht.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.01.2010 und hat eine geplante Laufzeit von 6 Monaten.

Die Ausgangslage

Im Unternehmen Adam Oswald gibt es keine vollständig systematisch strukturierte Stammdaten, mit denen die Mitarbeiter z.B. die Vorkalkulation oder Angebotserstellung durchführen könnten. Durch die im Malerhandwerk jeweils individuelle Angebotserstellung und die in der Firma Oswald fehlenden Standards, muss der Angebotsersteller selbst, in diesem Fall der Unternehmer Frank Oswald, auch die Arbeitsvorbereitung für jede einzelne Baustelle durchführen. Dadurch hat Herr Oswald kaum Zeit sich um die eigentlichen Geschäftsführertätigkeiten und um die Weiterentwicklung des Unternehmens zu kümmern.

Die Zielsetzung

Durch die im Rahmen des Projektes Prozeus erstellte, systematische Stammdatenstruktur wird der Import um den ecl@ss Standard erweitert. Weiterhin werden die Arbeitspakete mit Zeitinformationen über Mobilfunk auf baustellengeeignete Handys der gewerblichen Mitarbeiter übertragen.

Grafik Oswald Auz
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
1 Planungsphase:
Ist-Analyse und Pflichtenhefterstellung
Erstellung des Pflichtenheftes sowie des Zeit- und Kostenplans
Die Erstellung des Pflichtenhefts benötigte etwas mehr Zeit als ursprünglich geplant, konnte aber ebenso wie die Ist-Analyse erfolgreich abgeschlossen werden. mehr Info
31.03.2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
Start: Jan 2010
Ende: Mrz 2010
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
2 Initialphase:
Leistungs- und Materialklassifizierung, Stammdatenpflege
Anpassung der Software, Leistungs- und Materialklassifizierungen schwieriger als gedacht, Hardwareauswahl abgeschlossen
Programmfeatures müssen noch programmiert werden, die Erfassung von Leistungs- und Materialstammdaten schreitet voran, die Hardware für die Baustellenmitschreibung wurde bestellt, Gespräche mit großen Herstellern laufen mehr Info
30.06.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mrz 2010
Start: Jan 2010
Zeitverzögerung Ende: Jun 2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Stolpersteine Stolpersteine
3 Implementierungsphase:
Installation, Anpassungsprogrammierung, Schnittstellen
Handys für die digitale Stundenerfassung sind installiert, Systeme werden erweitert bzw. angepasst
In der Bedienung der mobilen Datenerfassung sind noch Aktualisierungen vorzunehmen, die mobile Datenerfassung erfordert die Umstellung gewisser Abläufe im Unternehmen mehr Info
30.11.2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2010
Start: Sep 2010
Zeitverzögerung Ende: Nov 2010
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
4 Produktivphase:
Schulungen, Tests und Nachbesserungen
Schulungen laufen, Schnittstellen werden getestet, Änderungwünsche werden umgesetzt
Die Einführung der mobilen Mitschreibung erfolgt Zug um Zug, Schnittstellen zur Übergabe von Daten auf die Baustelle sowie ins Büro funktionieren einwandfrei mehr Info
30.11.2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jun 2010
Start: Sep 2010
Zeitverzögerung Ende: Nov 2010
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Durch die Einführung der eBusiness-Anwendung im Rahmen des PROZEUS-Praxisprojekts "Entwicklung eines standardisierten Stammdatenmanagements im Handwerk auf Grundlage von eCl@ss", ist die Firma Adam Oswald nun in der Lage Text-, Zeit- und Material-Informationen des Wertschöpfungsprozesses in allen Phasen der Unternehmensabläufe in einer konsistenten Datenbasis zu verwalten und digital zu verarbeiten. Zusammenfassend kann man sagen, dass durch die Einführung und Anwendung der neu strukturierten und klassifizierten Stammdaten mit Schnittstellen der Branchenlösung zu mobilen Datenerfassungs- und -informationsgeräten die internen Abläufe signifikant verbessert und effizienter gestaltet wurden. Den Mitarbeitern stehen im Büro und vor allen Dingen unterwegs und auf den Baustellen die notwendigen und richtigen Informationen zur richtigen Zeit, am richtigen Ort sozusagen in Echtzeit zur Verfügung. Das verschafft Transparenz und Sicherheit sowie ein professionelles Image gegenüber dem Kunden.

Die Erfahrungen

Die Einbindung der eigenen Mitarbeiter in die Entwicklung und Umsetzung dieses Projektes war existenziell notwendig und nach Meinung des Unternehmens der Erfolgsgarant für die reibungslose Einführung der E-Business Lösungen. Das operative Tagesgeschäft lässt es nicht allerdings zu, dass ein solches Projekt nur mit Inhouse-Kapazitäten umzusetzen ist. Außerdem fehlt im eigenen Unternehmen die Kompetenz, das Know-How und die Umsetzungserfahrung im Bereich eBusiness und Stammdaten. Die umfassende Unterstützung des IT-Dienstleisters Sander & Partner GmbH (Branchenlösung „WinWorker“) sowie die kompetente und engagierte Begleitung durch Herrn Michael Heil (Managementberatung im Handwerk) haben es der Firma Adam Oswald ermöglicht die geplanten Ziele zur Unternehmensoptimierung zu erreichen. Das Unternehmen ist fest davon überzeugt, dass ein solches umfangreiches Projekt nur mit professioneller und fachgerechter Unterstützung eines externen Beraters zu schaffen ist, weil die externe Sicht und die Erfahrungen in Bezug auf eBusiness-Anwendungen für eine erfolgreiche Umsetzung eines solchen Projektes existenziell notwendig sind. Positiv muss man anmerken, dass die Hersteller und Lieferanten von Malermaterial durchweg vollständige Materialinformationen über den Standard Datanorm zur Verfügung stellen konnten. Das erleichterte uns die Übernahme der Materialien in die Stammdaten der WinWorkerlösung immens. Weiterhin war es möglich von den einzelnen Herstellern und Lieferanten Leistungstexte und teilweise auch Ausführungszeiten über den Standard GAEB zu übernehmen. Nachdem sich das Unternehmen einen Überblick über die Vielfalt und Menge der Stammdaten verschafft hatte, kamen man zu der Erkenntnis, dass der Aufwand zur Datenerfassung und -klassifizierung zu Beginn des Projektes bei weitem unterschätzt wurde und die geplanten Tagewerke um ein vielfaches überschritten werden würden. Grundsätzlich war ein großer Stolperstein, dass auch die Leistungsbeschreibungen des Standardleistungsbuches und anderer Datenquellen nicht den Vorstellungen und Ansprüchen genügten. Aufgrund der erwähnten Widrigkeiten sah man den Erfolg des Projektes bei Adam Oswald eher gefährdet als realisierbar an. Aus diesem Grund wurde damit begonnen die Stammdaten der Leistungen und Materialien angelehnt an die vorhandene eCl@ss-Strukturen aber ablauf- und verrichtungsorientiert neu zu erfassen und zu strukturieren. Die Klassifikation, die ablauf- und verrichtungsorientierte Gliederung und Erfassung der Stammdaten und die Verknüpfung mit Zeitvorgaben in Zusammenarbeit mit der Kalkulation, hat das Projekt um viele Monate verzögert. Parallel zur Stammdatenerfassung hat Adam Oswald damit begonnen sich intensiv mit dem Thema eBusiness auseinander zu setzen. Dabei wurde sich das Unternehemen bewußt, welche vielseitigen Einsatz- und Optimierungsmöglichkeiten möglich sind. Mit viel Interesse und Aufmerksamkeit konnten so interessante Ideen und Ansätze zur Ablaufoptimierung anhand elektronischer Datenerfassung und –weiterleitung aufgreifen und umsetzen. Trotz der genannten Schwierigkeiten und der erheblichen Verzögerungen war der Schritt in die eBusiness-Anwendung ein bedeutender und nicht mehr umkehrbarer Schritt in eine innovative und erfolgreiche Zukunft des Unternehmens. Eine weitere wichtige Erfahrung war, dass es äußerst wichtig ist bei der prozessorientierten Zusammenstellung und Klassifikation der Stammdaten alle beteiligten Mitarbeiter zu integrieren. Nicht nur das damit die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Projekt gewährleistet wird, auch die Ideen, die Kreativität und der Input der Mitarbeiter vor, während und nach dem Projekt sind elementar wichtig und führen letztendlich zur praktikablen Umsetzung und Akzeptanz der Veränderungen im Unternehmen. Eine wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung, dies sollte als Ratschlag für alle zukünftigen Projekte dienen, ist die Installation eines administrativen Prozesses, der es ermöglicht und sicherstellt, dass alle Störungen, Ideen, Verbesserungsvorschläge und Anregungen gewissenhaft aufgenommen und deren Umsetzung konsequent verfolgt wird. Im Unternehmen muss die Zuständigkeit und Verantwortlichkeit sowie der Ablauf des Erfassungs- und Verbesserungprozesses im Vorfeld besprochen und festgelegt werden. Als Fazit muss man sagen, dass sich die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens trotz Einstellung weiterer "unproduktiver" Führungskräfte (2 Malermeister und 1 Innenarchitektin) um mehr als 20% erhöht hat.

Die Zukunft

Mehrere Arbeits- und Ablaufprozesse sind sozusagen als Insellösungen digitalisiert und als eBusiness-Prozesse eingeführt. Das Unternehmen will kurz- bzw. mittelfristig alle Ablaufprozesse im Unternehmen Schritt für Schritt digitaliseren und digital mit einem ereignisgesteuerten Workflow-Managementsystem effizienter gestalten. Alle mobilen Führungskräfte sollen mit Smartphones und/oder Tablet-PCs zur digitalen Informationsübersicht und -erfassung ausgestattet werden. Alle Ablaufprozesse sollen unter dem Aspekt der eBusiness-Unterstützung neu modelliert und ereignisgesteuert effizient ablaufen. Letztendlich sollen alle Informationen zur richtigen Zeit, beim richtigen Mitarbeiter, am richtigen Ort digital vorliegen sowie elektronisch erfasst und bearbeitet werden können. Bei der Firma Adam Oswald ist man absolut sicher, sich mit dem durch das Projekt PROZEUS angestoßene eBusiness im Unternehmen zur richtigen Zeit einen signifanten Schritt nach Vorne bewegt zu haben. Die Lust nach mehr eBusiness wurde geweckt. eBusiness wird im Unternehmen jetzt umso mehr engagiert vorangetrieben und wird den Stellenwert im Markt und die Wettbewerbsfähigkeit steigern und somit langfristig Arbeitsplätze sichern.

Lesen Sie hier den vollständigen Schlussbericht (pdf)

Kostenloser Download

Kurz und knapp zusammengefasst: Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: