Praxisberichte Medienneutrale Datenbank unter Verwendung von eCl@ss und BMEcat 2005

Das Unternehmen

Arthur Habermann ist ein Spezialanbieter für Feststofftransport mittels Panzerpumpen und Saugbaggern; außerdem gehören eine Kunststofffertigung und eine Edelstahlgießerei zu den Geschäftsbereichen.
Die Produkte werden über eigene Vertriebsmitarbeiter und Handelspartner an Kunden in der Industrie verkauft. Kataloge und der Web-Auftritt werden vertriebsunterstützend genutzt.
Arthur Habermann ist seit 1927 erfolgreich am Markt tätig und gehört heute zu den führenden Herstellern von Spezialmaschinen für den hydraulischen Feststofftransport.

Die Ziele

Geplant ist der Aufbau einer medienneutralen Datenbank aus der zukünftig, automatisiert der Webauftritt www.habermann-gmbh.de, inkl. Imagebereich und Produktbereich und die Erzeugung von Printprodukten (Kataloge, Broschüren Datenblätter) ohne die Inanspruchnahme externer Dienstleister erzeugt werden sollen. Die Erweiterung um einen Ersatzeilshop (B2B) basierend auf dem Standard eCl@ss ist für die Zukunft vorgesehen. Des weiteren soll über diesen Standard die Lieferung elektronischer Kataloge im BMEcat 2005 Datenformat an Kunden erfolgen.
Die Problematik bei Habermann liegt in den getrennten Datenpools (ERP-System, Zeichnungsverwaltung, File-Server). Dies führt z.B. bei der Erstellung eines Kataloges bzw. bei einer geplanten Änderung der Homepage zu einem extrem hohen Abstimmungsaufwand zwischen den einzelnen Abteilungen. Erschwerend kommt noch hinzu, dass die Daten nicht übergreifend für die Medienproduktion bzw. den Webauftritt genutzt werden können, sondern jedes Mal neu zusammengestellt werden. Aktuell kann der Webauftritt nur eingeschränkt von Habermann-Mitarbeitern gepflegt werden, da das Redaktionssystem der Webseite keine Änderungen ohne den Anbieter zulässt. Dies führt zu hohen Kosten und langen Änderungszeiten durch den Anbieter.
Automatisierte Datenübertragungen aus dem ERP System sind nur teilweise möglich. Die Konsistenz oder Korrektheit der Daten ist nur teilweise gewährleistet und kaum überprüfbar aufgrund nicht vorhandener Nachverfolgungsmechanismen, Gültigkeitsüberprüfung oder ähnliches.

Das Projekt

Im Rahmen des Projektes der Einführung einer medienneutralen Datenbank für Habermann sollen folgende Publikationen und Im- und Exporte erzeugt werden.
Der Habermann Internetauftritt wird inkl. Imagebereich und Produktbereich aufgebaut. Der Internetauftritt wird in den Sprachen deutsch und englisch umgesetzt. Weitere Sprachen können jederzeit von Habermann nachgesetzt werden.
Die Habermann-Produktdatenblätter sollen ebenfalls in den Sprachen Deutsch und Englisch umgesetzt werden. Als Basis für die Layoutkonzeption dient eine von Habermann zur Verfügung gestellte Layoutvorlage. Hier können ebenfalls weitere Sprachen jederzeit nachgesetzt werden.
Im Rahmen des Projektes wird ebenfalls der Prozess der Datenbereitstellung für die Medienproduktion durch Habermann Mitarbeiter optimiert und verschlankt werden.
Des weiteren ist geplant das Austauschformat BMEcat 2005 in der Standard-Klassifizierung eCl@ss ausgeben zu können, um den Kunden eine einfache und effiziente Form der Datenübertragung zu bieten.

Der Nutzen

Von dem Einsatz der medienneutralen Datenbank erwartet sich Habermann eine schnellere Veröffentlichung von neuen Produkten und Produktinformationen auf der Homepage und in den Printmedien. Des weiteren soll eine höhere Aktualität und Konsistenz der Daten erreicht werden. Zusätzlich können weitere Sprachversionen auf der Homepage und in den Printmedien verwaltet und erstellt werden.
Weiterhin soll mit der Einführung eine verbesserte Unterstützung des Vertriebs und des Marketings erreicht werden. Dazu gehört die Steigerung des Bekanntheitsgrades von Habermann und der Produktpalette. Des weiteren soll die Wettbewerbsfähigkeit in bestehenden Marktsegmenten gestärkt und neue Märkte erschlossen werden.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.01.2011 und hat eine geplante Laufzeit von 6 Monaten.

Die Ausgangslage

Die Problematik bei Habermann liegt in den getrennten Datenpools (ERP-System, Zeichnungsverwaltung, File-Server). Dies führt z.B. bei der Erstellung eines Kataloges bzw. bei einer geplanten Änderung der Web-Seite zu einem extrem hohen Abstimmungsaufwand zwischen den einzelnen Abteilungen. Erschwerend kommt noch hinzu, das die Daten nicht übergreifend für die Medienproduktion bzw. den Webauftritt genutzt werden können, sondern jedes Mal neu zusammengestellt werden. Aktuell kann der Webauftritt nur eingeschränkt von Habermann-Mitarbeitern gepflegt werden, da das Redaktionssystem der Webseite keine Änderungen ohne den Anbieter zulässt. Dies führt zu hohen Kosten und langen Änderungszeiten durch den Anbieter.

Die Zielsetzung

Die im abas vorhanden Basis-Artikeldaten werden als csv-Datei exportiert und in die Klassifizierungssoftware ac.POINTERBASIC über eine Standardschnittstelle importiert. Diese Schnittstelle ist von Habermann konfigurierbar. Die Daten werden mit ac-POINTERBASIC klassifiziert und entsprechend ergänzt. Somit enthält das System den maximalen Umfang der Artikeldaten. Über eine Schnittstelle werden dann alle medienrelevanten Daten an ac.PIM übergeben.
Im ac.PIM erfolgt die Pflege der nicht artikelabhängigen Daten (Imagedaten, etc.) und die vollständige Pflege des Web-Auftrittes und der Printkataloge.

Das Ergebnis

Das Projekt ist insgesamt gut gelaufen. Die medienneutrale Datenbank befindet sich aktuell im kontinuierlichen Aufbau. Alle medienrelevanten dezentralen Datenquellen (Datenbanken, Textarchive, Bildpools, etc.) wurden zusammengeführt und die Daten werden jetzt einheitlich und zentral gepflegt.
Die Klassifizierung nach eCl@ss 6.2 und der Aufbau eigener Hausklassifizierungen mit den zugehörigen Schnittstellen zu abas-ERP sind abgeschlossen. Auf Kundenwunsch können jederzeit Datenexporte im Format BMEcat 2005 erzeugt werden.
Der Webauftritt für die deutsche Seite ist kurz vor Fertigstellung und wird zeitnah frei geschaltet. Nach Übersetzung der Texte wird die Seite in Englisch veröffentlicht. Weitere Fremdsprachen werden sukzessive umgesetzt.

Die Erfahrungen

Bei der Durchführung des Projektes sind keine technischen Probleme aufgetreten. Die technische Umsetzung erfolgte durch die Mitarbeiter der IT-Abteilung mit Unterstützung der Fa. advanced concepts GmbH.
Die Zusammenführung der bestehenden Datenquellen (Datenbanken, Textarchive, Bildpools, etc.) und der erforderliche zusätzliche Erfassungsaufwand für fehlende Texte und die Beschaffung neuer Fotos für die Produktdaten und den Webauftritt wurden jedoch unterschätzt. Somit ergab sich eine Projektverlängerung von ursprünglich 6 auf 10 Monate.
Die Erstellung von Printmedien (Produktdatenblätter, Kataloge, etc.) aus der medienneutralen Datenbank musste aus zeitlichen Gründen verschoben werden. Die Arbeiten an dieser Projektstufe werden nach endgültiger Fertigstellung des Webauftrittes der Fa. Habermann fortgesetzt.

Die Zukunft

Die medienneutrale Datenbank wird kontinuierlich weiter aufgebaut und erweitert, insbesondere werden die Texte in weitere Fremdsprachen wie z.B. Russisch übersetzt, damit zukünftig der Webauftritt und die Printmedien in weiteren Sprachen erstellt werden können.
Das im Projekt erworbene Know-how mit der Möglichkeit Produktdaten klassifiziert und standardisiert zu übermitteln, hat bereits zur Verbesserung der Datenqualität und zur Reduzierung der Aufwände beigetragen. Auch wenn bei Habermann seitens der Kunden z.Z. noch keine konkreten Anforderungen für eine Produktdatenübermittlung per Standardformat (BMEcat 2005) vorliegen, so ist das Unternehmen doch in der Lage, entsprechende Anforderungen umzusetzen und hat somit die nötige Sicherheit auf zukünftige Anforderungen der Kunden reagieren zu können.