eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Transaktion

Geschäftsdokumente automatisiert austauschen

eBusiness heißt, Systeme von Geschäftspartnern über offene Standards miteinander zu verbinden und möglichst eine automatisierte Kommunikation zwischen diesen Systemen zu schaffen. Hierdurch kann die manuelle Bearbeitung von Geschäftsvorgängen drastisch reduziert und das Potenzial von eBusiness am besten genutzt werden.

Stamm- und Bewegungsdaten

Beim elektronischen Geschäftsverkehr werden Stamm- und Bewegungsdaten unterschieden. Stammdaten von Produkten, Waren oder Dienstleistungen liegen meist in Form von elektronischen Katalogen vor und erfordern den Einsatz von Katalogaustauschformaten. Für den elektronischen Austausch von Bewegungsdaten wie Bestellungen, Lieferscheinen oder Rechnungen hingegen sind Nachrichten erforderlich, die zusätzlich zu den Katalogdaten übermittelt werden.

Transaktionsstandards

Bei der Erstellung und dem Austausch dieser Nachrichten unterstützen Transaktionsstandards die Abwicklung. Sie legen Datenformate und Inhalte der Nachrichten (Geschäftsdokumente) einheitlich fest. Hierbei wird zwischen asynchronen Dokumenten, wie Auftrag, Auftragsbestätigung, Rechnung etc. und synchronen Dokumenten, wie z.B. Preis- und Verfügbarkeitsanfragen unterschieden. Während asynchrone Dokumente kein gleichzeitiges Handeln bei den Geschäftspartnern erfordern, werden synchrone Dokumente in Echtzeit ausgetauscht und sind somit auf einem aktuellen Stand.

EDIFACT und XML

Bei der Betrachtung der am häufigsten verwendeten Transaktionsstandards kann zwischen zwei Formen bzw. Formaten unterschieden werden: EDIFACT und XML.

Transaktion

EDIFACT

EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Trade) ist bereits seit Jahrzehnten am Markt etabliert. Somit steht eine breite Basis an Software zur Verfügung – entsprechend hoch ist der Nutzungsgrad. Aufgrund der Komplexität haben sich branchenspezifisch sogenannte Subsets von EDIFACT entwickelt. Diese Subsets sind EDIFACT-Teilmengen und beinhalten nur die für bestimmte Anwendergruppen relevanten Funktionen. Es gibt über 200 verschiedene EDIFACT-Nachrichten für die verschiedensten Anwendungszwecke im Geschäftsverkehr. Jede Nachricht hat einen Kurznamen, bestehend aus sechs Großbuchstaben (z.B. INVOIC für die Rechnung).

XML

XML-basierte Formate (Extensible Markup Language) sind die Zukunft des eBusiness und bieten eine breitere Palette an Möglichkeiten, Daten zu übertragen. XML ist ein Format zur Erstellung maschinen- und menschenlesbarer Dokumente in Form einer Baumstruktur. XML definiert dabei die Regeln für den Aufbau solcher Dokumente. Für einen konkreten Anwendungsfall („XML-Anwendung“) müssen die Details der jeweiligen Dokumente spezifiziert werden. Dies betrifft insbesondere die Festlegung der Strukturelemente und ihre Anordnung innerhalb des Dokumentenbaums. Ein Grundgedanke hinter XML ist es, Daten und ihre Repräsentation zu trennen. So können beispielsweise Unternehmensdaten einmal als Tabelle oder als Grafik ausgegeben werden – für beide Anwendungen wird aber die gleiche Datenbasis im XML-Format genutzt.

Nutzen von Transaktionsstandards

Der wesentliche Nutzen von Transaktionsstandards ist die automatisierbare, elektronische Kommunikation mit unterschiedlichsten Geschäftspartnern und elektronischen Marktplätzen weltweit. Unternehmen müssen für diese Geschäftspartner in zunehmendem Maße elektronische Geschäftsdaten zur Verfügung stellen und sie mit ihnen austauschen. Für verschiedene Kunden sind heute noch Daten in kunden- oder zielsystemspezifischen Datenformaten zu generieren sowie weitere Anforderungen an den Abwicklungsprozess zu erfüllen. Transaktionsstandards lösen die damit verbundenen Probleme und erlauben es, mit Kunden auf einheitliche Weise elektronisch zu kommunizieren. Damit vermindert sich der Aufwand bei allen Partnern erheblich. So lassen sich z.B. Prozesskosten durch die Automatisierung von Standard-Bestellvorgängen bei Einkäufern und Lieferanten drastisch reduzieren. Dies ermöglicht eine schnellere Auftragsabwicklung.

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