eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Katalogaustausch

Produktdaten reibungslos elektronisch austauschen

In der Praxis werden die Produktdaten eines Unternehmens für verschiedene Einsatzzwecke benötigt und liegen daher oftmals in unterschiedlichen Formaten vor:

  • In gedruckter Form als Print-Katalog,
  • elektronisch als Excel-Tabelle,
  • als HTML-Datei oder
  • in einem anderen Format, das sich z.B. zum Erstellen von gedruckten Katalogen eignet.

Aus diesem Grund werden nicht selten die Daten eines einzelnen Produkts an mehreren Stellen gespeichert. Diese mehrfache Datenhaltung ist fehleranfällig und verursacht Mehrarbeit und Kosten, da sie die Kapazitäten der Mitarbeiter bindet.

Katalogaustausch

Schaffung eines einheitlichen Formats

Die Speicherung in einem einheitlichen Format schafft hier Abhilfe. Sind Ihre Produktdaten nach einem standardisierten Format strukturiert, können diese sowohl für unterschiedliche Ausgabemedien bereitgestellt als auch wesentlich leichter mit anderen Unternehmen ausgetauscht werden. Insbesondere bei großen Datenmengen ist dafür eine spezielle Software notwendig, die mit den vorhandenen Datenquellen im Unternehmen verbunden bzw. kompatibel sein muss. Existiert bereits ein Warenwirtschaftssystem oder soll der Katalog in einem Online-Shop veröffentlicht bzw. ein Printkatalog erzeugt werden, ist ein integriertes Katalogsystem sinnvoll, das diese Anforderungen unterstützt. Bei der Auswahl ist ein modularer Aufbau der Software von Vorteil, um nur für die Funktionen zu zahlen, die tatsächlich genutzt werden. Für weitere Anforderungen sollte die Software erweiterbar sein. Wird ein ERP-System im Unternehmen eingesetzt, sollten die Funktionen dieser Lösung genutzt oder eine kompatible Software implementiert werden. Wenn das angebotene Produktspektrum Ihres Unternehmens nur geringen Änderungen unterworfen ist, wäre zu prüfen, ob es wirtschaftlicher ist, einen Dienstleister zur Katalogerstellung heranzuziehen, anstatt eine Software anzuschaffen.

Katalogaustauschformate

Katalogaustauschformate wurden mit dem Ziel entwickelt, den Austausch von Produktdatenkatalogen zwischen Lieferanten und beschaffenden Organisationen zu standardisieren und somit zu vereinfachen. In den zugrunde gelegten Modellen stellt ein Lieferant einen Katalog in elektronischer Form zusammen, der dem Standard entspricht. Dieser Katalog ermöglicht auch die Einbindung von multimedialen Produktdaten, beispielsweise Bildern, Grafiken, technischen Dokumenten, Videodaten etc.

Kataloge
Die wichtigsten Merkmale eines Katalogaustauschformates
  • Strukturierung der Produktdaten in mehrere Bereiche, z.B. Grunddaten, Verpackungsdaten, Preisdaten, multimediale Zusatzdaten, Artikel-Strukturdaten, Katalog-Strukturdaten.
  • Definition von Muss- und Kann-Feldern, Datentypen, Feldlängen und Zusatzregeln.
  • Unterstützung des Einsatzes von standardisierten Produktklassifikationen.
  • Direkter Import in alle wesentlichen Zielsysteme für Online-Kataloge.
  • Definition von Datenstrukturen und Austauschformaten mit Hilfe von XML.
  • Einfache Erweiterbarkeit des Standards zur Erfüllung zukünftiger Anforderungen.

Vorteile von Katalogaustauschformaten

Katalogaustauschformate bieten daher zwei wesentliche Vorteile:

  • Vereinfachte und kostengünstigere Datenhaltung im eigenen Unternehmen.
  • Automatisierter und Kosten sparender Austausch von Produktdaten mit anderen Unternehmen.
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