Schritte ins eBusiness

Bevor Sie mit dem Einstieg ins eBusiness starten, sollten Sie zunächst Ihren Bedarf ermitteln. Was sind Ihre Ziele? Was wollen Sie mit eBusiness erreichen? Möchten Sie neue Kunden oder Lieferanten finden? Zwingen Sie Wettbewerber oder Kunden zu diesem Schritt?

eBusiness ist nicht nur ein Thema für die EDV-Abteilung oder die Geschäftsführung, sondern soll dem ganzen Unternehmen Arbeitserleichterung und Prozessvereinfachung bringen. Binden Sie daher frühzeitig Ihre Mitarbeiter ein – am besten aus jedem Unternehmensbereich einen Mitarbeiter. Nur so finden Sie Unterstützung bei Ihrem ganzen Team und vermeiden Widerstände oder gar Existenzängste.

Egal, was Sie im Internet planen – nur wenn eBusiness-Standards eingesetzt werden, können Sie weltweit fehlerfrei kommunizieren. Informieren Sie sich also frühzeitig über den Einsatz der geeigneten und zukunftssicheren eBusiness-Standards. Nutzen Sie dafür auch die Kompetenz von IT-Dienstleistern.

Kosten und Nutzen gegeneinander abzuwägen ist eine der schwierigsten Aufgaben im Vorfeld eines eBusiness-Projekts. Die Kosten für Hard- und Software sind relativ leicht zu kalkulieren – wobei große Preisunterschiede je nach Anforderung festzustellen sind. Häufig vernachlässigt werden Kosten für interne Arbeitsaufwände: auch die Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die während der Projektlauftzeit Überstunden leisten, verursachen Kosten. Schließlich fallen Kosten für die Beratung und Unterstützung Ihres IT-Dienstleisters an sowie in der Zukunft Wartungskosten.
Nichtsdestotrotz stehen dem erhebliche Nutzenvorteile gegenüber: seien es neue Kunden, die Sie gewinnen oder alte Kunden, die Stammkunden werden, Umsatzsteigerungen oder sogar die Teilnahme an neuen Märkten. Wenn zum Beispiel Ihre Prozesse optimiert und Ihre neuesten Artikel stets aktuell im Internet präsent sind, Ihre Geschäftsdokumente elektronisch ausgetauscht und Produktkataloge nicht mehr per Post verschickt werden – dann hat sich die Mühe gelohnt.

Bei eBusiness-Projekten empfiehlt es sich, externe Spezialisten einzubeziehen, die professionell unterstützen können und bereits Projekterfahrung im eBusiness haben. Die Erfahrung bei PROZEUS hat gezeigt, dass kleine und mittlere Unternehmen selten in der Lage sind, eBusiness Projekte ohne Unterstützung umzusetzen. Es ist daher ratsam, die eBusiness-Strategie mit der Unterstützung eines Experten festzulegen. Hilfestellung gibt hier das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr mit einer kostenfreien Erstberatung. Spätestens bei der Umsetzung der eBusiness-Anwendung sollte in jedem Fall auf einen externen Dienstleister zurückgegriffen werden.

Das Pflichtenheft ist wichtig, da es Vertragsgrundlage für die Vereinbarung mit Ihrem IT-Dienstleister ist. Anforderungen, die nicht im Pflichtenheft stehen, sind nicht Vertragsbestandteil und können somit nachträglich berechnet werden. Die Ergebnisse einer Bedarfsanalyse sollten im Pflichtenheft festgehalten werden. Entscheidend für einen reibungslosen Ablauf des Projekts ist ein gut ausgearbeiteter Arbeits- und Zeitplan. Dafür sollten Meilensteine und Arbeitspakete definiert werden, um die eigenen sowie die Fortschritte des externen Dienstleisters kontrollieren zu können. Eine realistische Ressourcenplanung sollte auch Urlaubszeiten, Termine wie Messen und zeitliche Puffer für mögliche Ausfallzeiten beinhalten.